Administración para niños

La administración es una actividad muy importante que nos ayuda a organizar y dirigir el trabajo de personas y grupos para alcanzar metas. Cuando las personas trabajan juntas en grupos grandes, la tarea de los administradores (también llamados gerentes) se vuelve esencial. La administración existe desde que los seres humanos empezaron a trabajar en equipo, porque somos seres sociales y nos gusta cooperar.

Desde el principio de la humanidad, las personas han trabajado para vivir, buscando siempre hacer sus actividades de la mejor manera posible. Para lograrlo, siempre han usado, de alguna forma, la administración. La administración nació con el ser humano, aunque luego se haya estudiado como un fenómeno social.

Las organizaciones, al igual que las personas, tienen éxito o fracasan por muchas razones. Algunas son por casualidad, pero la mayoría se deben a las decisiones y acciones de los administradores.

En cualquier tipo de negocio, ya sea privado o del gobierno, es fundamental tener una administración eficiente. Las organizaciones pueden funcionar bien por un tiempo, pero no lo harán a largo plazo sin una buena administración. Lo mismo ocurre con las personas: para tener éxito, se enfocan en lo importante y se administran bien.

Las organizaciones han sido clave para el avance de la civilización. Su forma de administrarse y las teorías que explican su comportamiento han cambiado con el tiempo. Todas estas teorías y conceptos forman una disciplina general llamada administración, de la que surgen otras ramas especializadas.

¿Qué es la administración como ciencia?

La administración es una disciplina científica que estudia las organizaciones. Se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos (como personas, dinero, materiales, tecnología y conocimientos) de una organización. Su objetivo es obtener el mayor beneficio posible, que puede ser para la sociedad o económico, según lo que busque la organización.

Otros expertos han definido la administración de diferentes maneras:

• Es una disciplina que estudia cómo se comportan las personas y las instituciones, que cambian constantemente. (Peter Drucker)
• Usa conocimientos organizados (la ciencia) y los aplica a la realidad para lograr un resultado deseado. Su arte es saber cómo conseguir ese resultado. (Chester I. Barnard)
• Es una ciencia que explica el comportamiento de las organizaciones y un conjunto de técnicas para dirigirlas. (Bernardo Kliksberg)
• Es una ciencia social que busca cumplir los objetivos de una institución mediante una estructura y el esfuerzo coordinado de las personas. (José A. Fernández Arenas)
• Es un conjunto de reglas para lograr la máxima eficiencia al coordinar un grupo social. Es la técnica científica de la coordinación. (Agustín Reyes Ponce)

Todas estas definiciones tienen puntos en común:

• Hay uno o varios objetivos que la administración busca alcanzar.
• La administración ocurre en grupos sociales, es decir, entre personas.
• Se deben usar los recursos de forma adecuada para lograr el objetivo común.
• Se necesita eficacia, que es lograr los objetivos planeados.
• Se requiere eficiencia, que es lograr los objetivos con el menor costo y la mejor calidad.
• Se busca la productividad, que es obtener los mejores resultados con el menor esfuerzo humano.

Criterios para una buena gestión

Algunos expertos establecen criterios para la administración, de los cuales se derivan reglas importantes:

• Criterios de dirección:
  • Ser eficiente (hacer las cosas bien).
  • Ser eficaz (lograr los objetivos).
  • Adaptarse para competir.

• Criterios de organización:
  • Dividir el trabajo y especializarse.
  • Tener autoridad.
  • Establecer una jerarquía (niveles de mando).
  • Motivar y lograr la participación de todos.

Basándose en estos criterios, se pueden establecer las siguientes reglas para la gestión de organizaciones: 1. La gestión debe buscar ideas nuevas para que la organización se adapte al entorno y sea competitiva. 2. Debe promover una estructura que ayude a lograr los objetivos, siempre que no choque con la primera regla. 3. Debe asegurar que todas las áreas funcionen de manera eficiente, sin impedir el cumplimiento de las dos reglas anteriores.

Origen de la palabra "administración"

La palabra "administración" viene del latín "ad" (hacia) y "ministratio". Esta última viene de "minister", que significa "subordinación" u "obediencia", es decir, "el que sirve bajo el mando de otro".

Originalmente, "ministrare" en latín clásico significaba "servir un encargo", refiriéndose al trabajo delegado a un capataz. Con el tiempo, palabras como "administrare" y "ministro" pasaron a significar gobernar, gestionar, dirigir o controlar bienes, servicios o negocios. En el siglo XIX, "administración" empezó a usarse para referirse a la acción de dirigir el Estado.

La palabra inglesa "management" (administración, gerencia) viene del francés "mesnager" (siglo XV), que se usaba para "sostener las riendas de un caballo". También puede venir del italiano "maneggiare" (manejar herramientas o un caballo). Estas palabras latinas "manus" (mano) y "agere" (actuar) son la raíz de estos términos.

¿Qué estudia la administración?

El principal objeto de estudio de la administración son las organizaciones. Esto significa que se aplica a todo tipo de grupos organizados, como empresas privadas y públicas, instituciones del gobierno, iglesias, universidades, hospitales, fundaciones e incluso familias y hogares.

Lo que se estudia en administración puede variar según la teoría o escuela de pensamiento. Cada experto se enfoca en los aspectos que son importantes para su forma de ver la administración.

Aspectos clave que se estudian

La administración estudia seis aspectos básicos:

• Tareas: Las actividades que se deben realizar.
• Estructura: Cómo está organizada la empresa.
• Personas: Los empleados y su comportamiento.
• Tecnología: Las herramientas y sistemas que se usan.
• Ambiente: El entorno externo que afecta a la organización.
• Competitividad: Cómo la organización se mantiene fuerte frente a otras.

Cada escuela o teoría de la administración se enfoca en una o más de estas variables.

Las características de la administración son: es universal (se aplica en todas partes), es instrumental (es un medio para lograr algo), es única en el tiempo (sus etapas se dan a la vez), es jerárquica (todos los jefes administran), es específica (es diferente de otras ciencias), es interdisciplinaria (usa conocimientos de otras ciencias) y es flexible (se adapta a diferentes necesidades).

¿Qué es una organización?

Una organización es un grupo de personas que trabajan juntas para crear algo valioso y satisfacer las necesidades de quienes les interesan (clientes, empleados, etc.). Es un sistema abierto y dinámico que funciona dentro de un ambiente y se relaciona con él.

Una organización es una herramienta que las personas usan para coordinar sus acciones y lograr lo que desean o valoran, es decir, alcanzar sus metas. En resumen, una organización es la respuesta a una necesidad humana y el medio para satisfacerla.

Las organizaciones tienen tres cosas en común:

• Tienen un propósito definido, que se expresa en los objetivos que quieren cumplir.
• Están formadas por personas que realizan el trabajo necesario para lograr las metas.
• Crean una estructura deliberada donde sus miembros trabajan. Esta estructura puede ser flexible o tener tareas y acuerdos muy específicos.

En las organizaciones con fines de lucro, el valor creado se traduce en ganancias. En las organizaciones sin fines de lucro, se satisfacen necesidades, y aunque pueden generar ganancias, no se reparten entre los dueños.

Una organización no es solo una empresa productiva. También puede ser:

• Toda la cadena de producción y distribución de una empresa, desde la materia prima hasta el cliente y el reciclaje.
• El sistema de valor, que incluye la cadena de producción y otras organizaciones que apoyan a la principal.

El proceso de la administración

La administración se puede ver como un proceso con varias etapas. Henri Fayol fue el primero en plantearlo, y otros autores lo han modificado. Actualmente, se acepta un proceso con las siguientes etapas básicas: Planificación, Organización, Dirección y Control. Este proceso es la "función administrativa" o "gerencial".

• Planificar: Es el primer paso. Comienza con la visión de la persona que dirige la organización y la misión de la misma. Consiste en fijar objetivos, estrategias y políticas, considerando las fortalezas y debilidades de la organización, así como las oportunidades y amenazas del entorno. La planificación puede ser a largo, mediano o corto plazo. Hoy en día, los cambios constantes (sociales, políticos, tecnológicos) hacen que la planificación sea más difícil y que los planes deban revisarse y ajustarse continuamente.

• Organizar: Responde a preguntas como: ¿Quién hará la tarea? (diseñar el organigrama y definir responsabilidades). ¿Cómo se hará la tarea? (diseñar los procesos de trabajo). ¿Cuándo se hará? En resumen, organizar es coordinar y sincronizar las actividades, eligiendo el tipo de organización más adecuado.

• Dirigir: Es influir de manera positiva y voluntaria (persuadir) para que todo lo planeado y organizado se lleve a cabo. En palabras sencillas, es "hacer que las cosas sucedan". Esto se logra con liderazgo, motivación, buena comunicación y supervisión efectiva, tomando decisiones lógicas e intuitivas.

• Controlar: Es medir el desempeño de lo que se ha hecho, comparándolo con los objetivos y metas fijadas. Si hay desviaciones, se toman las medidas necesarias para corregirlas. El control se realiza en todos los niveles de la organización y puede incluir auditorías externas.

Estas etapas no son independientes, sino que están muy relacionadas. Cuando se hace un plan, la estructura de la organización debe adaptarse para ejecutarlo. Después de la ejecución (o al mismo tiempo), se controla que la realidad no se aleje de lo planeado. Si lo hace, se buscan las causas y se ajusta la planificación, creando un ciclo de mejora.

Roles de los administradores

Además de las funciones administrativas, existen los roles que desempeñan los administradores. Henry Mintzberg, después de estudiar a varios directores, concluyó que no solo planean, organizan, dirigen y controlan, sino que también realizan otras actividades.

Los roles que propuso son:

• Roles interpersonales: Representar a la organización, ser líder, servir de enlace.
• Roles informativos: Monitorear información, difundirla, ser portavoz.
• Roles decisorios: Ser emprendedor, manejar problemas, asignar recursos, negociar.

Ambos enfoques (funciones y roles) son útiles para entender el trabajo de un administrador. Las funciones clásicas ayudan a clasificar las actividades, mientras que los roles permiten conocer más a fondo lo que hacen los directivos.

Habilidades de los administradores

La profesión de administrador tiene muchos aspectos. Dependiendo del nivel en que se encuentre, un administrador realizará su función de diferentes maneras:

• Nivel operativo (supervisores o jefes): Gestionan en un ambiente controlado y rutinario, con tareas específicas que se controlan a diario o por horas.
• Nivel intermedio (gerentes divisionales o departamentales): Gestionan en un ambiente menos controlado y rutinario, abarcando más tareas y plazos que el nivel operativo.
• Nivel institucional (gerencia estratégica o de alto nivel): Realizan el proceso administrativo para toda la organización, pensando a mediano y largo plazo, y enfrentando un ambiente externo incierto y no controlable.

Los expertos dicen que no hay una única forma de dirigir. El éxito de un administrador depende de su desempeño, de cómo trata a las personas y de cómo maneja las situaciones. En resumen, depende de lo que logra, no solo de lo que es.

Según Katz, este desempeño es el resultado de las habilidades que el administrador tiene y usa. Él menciona tres tipos de habilidades fundamentales: técnicas, humanas y conceptuales.

• La habilidad técnica es el conocimiento específico del trabajo y las técnicas necesarias para realizar las tareas. Son muy importantes para los supervisores.
• La habilidad humana se refiere a la capacidad de trabajar en equipo y ser un buen líder. Un administrador debe saber manejar el ambiente laboral para que todos trabajen motivados y logren los resultados esperados. Estas habilidades son importantes en todos los niveles.
• La habilidad conceptual es la capacidad de pensar y entender situaciones abstractas y complejas. Con estas habilidades, los gerentes de alto nivel ven la organización como un todo, comprenden cómo se relacionan sus partes y cómo encaja en su entorno general. Son las más importantes para los gerentes de alto nivel.

Competencias de los administradores

Las competencias gerenciales son el conjunto de conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes que una persona necesita para ser eficiente en diferentes puestos y tipos de organizaciones. Se han identificado seis competencias clave:

• Comunicación: Saber comunicarse formal e informalmente, y negociar.
• Planeación y administración: Recopilar información, analizar y resolver problemas, planear proyectos, administrar el tiempo y las finanzas.
• Trabajo en equipo: Diseñar equipos, crear un ambiente de apoyo y manejar la dinámica de grupo.
• Acción estratégica: Entender la industria y la organización, y tomar decisiones estratégicas.
• Globalización: Conocer y comprender otras culturas, ser abierto y sensible a ellas.
• Manejo personal: Ser íntegro y ético, tener impulso personal, manejar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y desarrollarse.

Estas competencias y habilidades complementan las funciones y roles administrativos.

El gerente

Un gerente es la persona que coordina y supervisa el trabajo de otros, así como otros recursos de la empresa, para lograr los objetivos. Los gerentes son los encargados de cumplir con la "función administrativa" o de realizar el "proceso administrativo". Deben buscar la "eficiencia" (usar bien los recursos) y la "eficacia" (cumplir los objetivos).

La labor del gerente no es lograr cosas por sí mismo, sino ayudar a los demás a hacer su trabajo.

Tipos de gestión

Existen diferentes formas de gestionar o administrar:

• Gestión por funciones
• Gestión por procesos
• Gestión por proyectos

Esto puede significar coordinar el trabajo de un área específica de la empresa (gestión por funciones), o supervisar a una sola persona. También puede implicar coordinar las actividades de un equipo con personas de diferentes departamentos, o incluso de fuera de la organización, como proveedores y clientes (gestión por procesos y gestión por proyectos). A veces, los gerentes también tienen responsabilidades que no implican supervisar a otras personas.

Niveles de gerencia

En las organizaciones tradicionales, con forma de pirámide, hay diferentes niveles de gestión:

• Gerentes de primera línea: Administran el trabajo de los empleados que no son gerentes. Se encuentran en el "nivel operativo". A menudo se les llama supervisores, gerentes de turno, de distrito o de departamento.
• Gerentes de nivel medio: Administran el trabajo de los gerentes de primera línea. Se encuentran en el "nivel táctico". Pueden tener títulos como gerente regional, líder de proyecto o gerente de división.
• Gerentes de alto nivel: Administran toda la empresa desde un "plano estratégico". Se les conoce como presidente ejecutivo, director administrativo o director general. En organizaciones más "planas" (con menos jerarquías), habrá menos niveles de gerencia.

Formación de los administradores

Los profesionales de la administración y gestión empresarial (administradores, gerentes, directores) son personas que estudian en una facultad de administración o escuela de negocios. Adquieren conocimientos y habilidades específicas para la gestión de organizaciones y pueden trabajar en diferentes funciones y niveles de una empresa.

La carrera universitaria que otorga el título es la Licenciatura o Grado en Administración de Empresas. En algunos lugares se llama Administración de Negocios, Administración Comercial, Licenciatura en Gerencia, o Administración Pública (para el gobierno). También puede ser Economía de la Empresa, Gestión Empresarial, Ingeniería Comercial o Ingeniería en Administración de Empresas.

Administración en la práctica

La administración es una función que está presente en todas las sociedades y siempre va acompañada de otras actividades como la producción, las finanzas, las ventas, etc. Es difícil separarla de estas actividades, porque no se puede producir algo sin planificar, organizar, dirigir y controlar esa actividad, aunque se haga de forma sencilla y no científica. Y viceversa, no puede haber administración si no hay actividades. Sin embargo, para estudiarla, sí se pueden separar.

La administración, como técnica científica, se aplica a cualquier actividad organizada que pueda estudiarse, como la producción o las ventas. También se aplica a las actividades específicas de diferentes industrias. Para que un campo sea reconocido como parte de la administración, debe haber libros científicos o cátedras universitarias dedicadas a él.

A continuación, se listan algunos campos de estudio reconocidos de la administración, por áreas y por industria:

Por áreas de una empresa

Las actividades y áreas típicas de las organizaciones son:

• Administración financiera (manejo del dinero).
• Administración de mercadeo (marketing o ventas).

• Administración de la producción u operaciones (cómo se hacen los productos o servicios).
• Administración de recursos humanos (manejo del personal).

Además, dependiendo del tamaño de la organización, pueden existir departamentos o actividades de:

• Administración de las tecnologías de la información.
• Organización y métodos de trabajo.
• Investigación operativa (uso de modelos matemáticos para resolver problemas).
• Administración estratégica (planificación a largo plazo).
• Inteligencia de negocios (análisis de datos para tomar decisiones).
• Gestión del conocimiento (cómo se comparte y usa el conocimiento en la empresa).
• Gestión del talento (desarrollo de las habilidades de los empleados).
• Gestión de proyectos (organización de tareas para lograr un objetivo específico).
• Administración de la cadena de suministro (desde la materia prima hasta el cliente).
• Logística (transporte y almacenamiento).
• Gestión documental (manejo de documentos).
• Gestión de existencias (control de inventarios).

Por industria o sector

Administración turística, administración hotelera, administración gastronómica, administración rural, administración de seguros, administración bancaria, administración municipal, administración de empresas familiares, administración de entidades sin fines de lucro, administración de salud y administración hospitalaria, administración de educación y de instituciones educativas, administración del agua, administración de residuos, administración deportiva, administración ambiental, Administración de edificios, etc.

Por situaciones o eventos

Administración de crisis, Administración de desastres, Administración de riesgos, Administración de conflictos, administración de la creatividad e innovación, Administración del tiempo, Administración de Relaciones con el Cliente, Administración de la calidad, etc.

Relación con otras disciplinas

La administración se relaciona mucho con otras ciencias, como la economía de la empresa, la psicología, la sociología, la antropología, las matemáticas y la estadística.

También se relaciona con la contabilidad, la comunicación, el derecho, la política, la historia, la geografía, la filosofía, la ciencia militar, la ingeniería industrial y la Ingeniería de sistemas.

Historia de la administración

En la Prehistoria

Hace unos 10.000 años, el hombre primitivo ya tenía una sociedad con ciertas reglas, formas de gobierno y organización. Aunque de manera sencilla, ya existía la necesidad de una autoridad y un sistema de administración. Por ejemplo, los hallazgos de Göbekli Tepe, de hace unos 12.000 años, muestran una gran organización para su construcción y mantenimiento, lo que indica sociedades complejas.

En la Antigüedad

Algunos expertos encuentran ejemplos de administración en civilizaciones antiguas. Los sumerios desarrollaron la escritura para llevar registros. Los egipcios antiguos, al construir las pirámides, mostraron la necesidad de planificar, organizar y controlar. El código de Hammurabi (Babilonia) ya hablaba de control mediante registros y de la responsabilidad. También hay ejemplos en el pueblo Hebreo, en China, Roma y Grecia.

En esos tiempos, la administración se basaba en prueba y error, con poca teoría. La idea de la administración como un proceso separado no se mencionó claramente hasta Platón y Sócrates. Platón describió la especialización del trabajo, y Alfarabi listó características de liderazgo. El texto indio Artha-shastra de Chanakia (alrededor del 300 a. C.) también contiene ideas administrativas.

Algunos creen que la gestión moderna se originó en la antigua China, con el primer estado burocrático centralizado y un sistema de administración basado en el mérito (siglo II a. C.). Textos militares antiguos, como "El arte de la guerra" de Sun Tzu (siglo VI a. C.), también ofrecen lecciones para los gerentes. El filósofo chino Shen Buhai escribió sobre teoría abstracta de la administración. La influencia de la administración china llegó a Europa en el siglo XII.

En la Edad Media

En el siglo X, Alfarabi describió las tareas de un Estado. En el año 1100, Ghazali aconsejó al rey sobre cómo ser un buen administrador. Venecia, un centro de comercio, desarrolló formas tempranas de empresas, y su astillero es un buen ejemplo de los conocimientos administrativos de la época, incluyendo la contabilidad. Tomás Moro aportó ideas sobre la administración de una sociedad ideal. Maquiavelo dio ideas sobre cómo gobernar, con principios como el apoyo de la gente, la unión, el liderazgo y el derecho a sobrevivir.

Aunque este periodo no fue muy brillante para el pensamiento administrativo, sirvió de puente para lo que vendría después del siglo XVIII.

Siglos XVIII y XIX

En los estados absolutistas y con la economía mercantilista (siglos XVII y XVIII), surgieron las "ciencias camerales" en Austria y la "ciencia de la policía" en Alemania y Francia, que fueron los antecedentes de la Ciencia de la Administración.

Con la Revolución Gloriosa en Inglaterra, la Revolución Industrial y la Revolución Francesa, nacieron el liberalismo y el sistema capitalista. Fue entonces cuando aparecieron las primeras publicaciones sobre Administración.

A principios del siglo XIX, se publicaron dos obras importantes. En Alemania, Johann Michael Leuchs publicó en 1804 su obra "Ciencia comercial completa", que marcó el inicio del estudio científico de la economía de la empresa.

En Francia, Charles-Jean Baptiste Bonnin, considerado el padre de la Administración Pública, publicó en 1808 su obra "De l’Importance et de la Nécessité d’un Code Administratif", donde enunció principios que aún hoy pueden aplicarse a la administración privada. Por ejemplo, "Administrar es obra de uno solo".

Sin embargo, debido a las características del liberalismo y el capitalismo naciente, las investigaciones en administración privada y pública no avanzaron mucho. En lo privado, el lema "dejar hacer-dejar pasar" hizo que los estudios económicos se enfocaran en la Economía Política, dejando de lado los estudios empresariales. En lo público, al buscar un estado pequeño, el estudio de la administración pública fue absorbido por el Derecho Administrativo.

Aunque hubo escritos sobre administración durante el siglo XIX, fue hacia finales de este siglo cuando la investigación y publicación de obras administrativas, tanto privadas como públicas, comenzó a crecer.

Otros autores creen que la administración moderna como disciplina comenzó como una rama de la economía. A mediados del siglo XVIII, economistas como James Steuart y Adam Smith escribieron sobre administración. En la primera mitad del siglo XIX, economistas clásicos como Samuel P. Newman y John Stuart Mill también escribieron sobre temas administrativos, dando ideas sobre cómo ser un buen administrador, planificar, dirigir y controlar.

Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney y James Watt desarrollaron herramientas técnicas de producción como la estandarización, el control de calidad, la contabilidad analítica y la planificación del trabajo.

Una obra importante fue la del matemático Charles Babbage en 1832, "On the Economy of Machinery and Manufactures", sobre la organización y el diseño de la producción industrial.

A finales del siglo XIX, economistas como Léon Walras y Alfred Marshall añadieron más complejidad a los principios teóricos de la Administración. También hubo escritos de no economistas que contribuyeron al campo administrativo. Joseph Wharton ofreció el primer curso universitario sobre Administración en 1881.

Es importante aclarar que la economía política no daba una respuesta completa sobre la función gerencial. Proponía ideas simples y a veces incorrectas sobre los empresarios.

Siglo XX

Durante el siglo XX, la administración evolucionó a medida que las organizaciones se hicieron más complejas y ciencias como la ingeniería, la sociología, la psicología, la teoría de sistemas y las relaciones industriales se desarrollaron. La administración no tiene un acuerdo único sobre su estudio, lo que llevó a Harold Koontz a hablar de "La jungla de la teoría administrativa".

Cada teoría administrativa surgió para resolver problemas empresariales de su época. Todas tuvieron éxito al ofrecer soluciones específicas. Todas las teorías administrativas son útiles hoy en día, y un administrador necesita conocerlas para tener varias opciones en cada situación.

Como se mencionó, la administración había sido un poco olvidada, pero a finales del siglo XIX y principios del XX, resurgió gracias a la evolución del sistema capitalista.

Así, surgieron escuelas y universidades dedicadas a la administración, tomando caminos diferentes pero complementarios. Por un lado, la corriente anglosajona (británica y estadounidense) se enfocó en un enfoque práctico (management, gestión, dirección). Por otro lado, la europea continental (suizos, austriacos, alemanes, italianos) se enfocó en un enfoque teórico (economía de empresa).

Aquí se desarrollarán los enfoques o escuelas de la Administración o management.

Enfoque clásico de la administración

La escuela de la administración científica se desarrolló en Estados Unidos a principios del siglo XX, con Frederick W. Taylor como su iniciador y considerado el padre de la administración. Surgió en un contexto económico donde las grandes empresas (ferrocarriles, construcción, acero) crecían y la competencia aumentaba. Una situación similar se vivía en Francia, donde surgió la teoría clásica con Henri Fayol.

Este enfoque se divide en dos corrientes principales que buscan establecer principios universales, analizando la naturaleza y estructura de la administración:

Escuela de administración científica

Alrededor de 1900, muchos empresarios intentaron dar una base científica a sus actividades. Ejemplos incluyen "El ingeniero como economista" de Henry R. Towne (1886) y "La administración científica" de Frederick Winslow Taylor (1911). En 1912, Yoichi Ueno introdujo el taylorismo en Japón y se convirtió en el primer consultor de empresas. Su hijo Ichiro Ueno fue pionero en la garantía de calidad japonesa. En 1913, apareció el sistema de producción en cadena, conocido como fordismo, siguiendo las ideas de Henry Ford.

Taylor propuso para su administración científica:

• División del trabajo: la gerencia planeaba y organizaba, y los obreros ejecutaban.
• Análisis del trabajo y estudio de tiempos y movimientos.
• Estudio de la fatiga humana.
• Especialización del trabajador.
• Diseño de puestos y tareas.
• Incentivos salariales y premios por producción.
• Concepto de "hombre económico" (que se motiva por dinero).
• Mejorar las condiciones de trabajo (iluminación, comodidad).
• Estandarización de métodos y máquinas.
• Supervisión funcional.

En 1920, Barnes sintetizó las ideas de la administración científica y dio origen a la ingeniería industrial.

Escuela de la teoría clásica de administración

Las primeras teorías generales de la Administración aparecieron alrededor de 1916. Henri Fayol, considerado el fundador de la teoría clásica de la administración, fue el primero en organizar el comportamiento gerencial y estableció 14 principios de la administración en su libro "Administración general e industrial".

1. Fayol destacó las "funciones básicas" de una empresa:

• Operaciones técnicas (producción).
• Operaciones financieras (manejo del capital).
• Operaciones comerciales (compras, ventas, marketing).
• Operaciones contables (inventarios, estados financieros).
• Operaciones administrativas (planificación, organización, ejecución, dirección y control).

2. Definió el "acto de administrar" como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar (como se explicó en el proceso administrativo).

3. Además, enunció los "principios generales de la administración":

• Subordinación de intereses particulares: Los intereses de la empresa deben estar por encima de los individuales.
• Unidad de Mando: Un empleado debe recibir órdenes de un solo superior.
• Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para actividades con el mismo objetivo.
• Centralización: La autoridad se concentra en los niveles más altos.
• Jerarquía: La cadena de mando va desde la máxima autoridad hasta los niveles inferiores.
• División del trabajo: Especializar las tareas y al personal.
• Autoridad y responsabilidad: La capacidad de dar órdenes implica responsabilidades.
• Disciplina: Depende de las ganas de trabajar, obediencia y buen comportamiento.
• Remuneración personal: Salarios justos y garantizados para los empleados.
• Orden: Todo debe estar en su lugar, tanto lo material como lo humano.
• Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.
• Estabilidad del personal: Dar estabilidad a los empleados en sus puestos.
• Iniciativa: Capacidad de visualizar un plan y asegurar su éxito.
• Espíritu de equipo: Trabajar con gusto y en equipo fortalece la organización.

Escuela empírica de Ernest Dale

La escuela empirológica de Ernest Dale propone que la administración no solo debe basarse en la experiencia práctica, sino que se deben realizar investigaciones específicas para cada caso y momento. También sugiere la enseñanza a través de casos reales.

Escuela estructuralista-burocrática

La escuela estructuralista-burocrática analiza cómo las organizaciones se relacionan con la sociedad que las rodea. Estudia cómo el entorno influye en la organización y en los "grupos formales" (diseñados por la gerencia) y "grupos informales" (formados espontáneamente) dentro de ella.

Su iniciador fue Max Weber, quien definió la burocracia como la forma más eficiente de organización. Otros exponentes importantes son Ralf Dahrendorf y Amitai Etzioni. Esta escuela busca equilibrar los recursos de la empresa, prestando atención tanto a su estructura como a las personas, y a la relación entre la organización formal e informal.

Su objetivo principal es estudiar los problemas de las empresas y sus causas, enfocándose en la autoridad y la comunicación. Considera que todas las empresas tienen cuatro elementos comunes: autoridad, comunicación, estructura de comportamiento y estructura de formalización.

Enfoque humanista de la administración

Teoría de las relaciones humanas

Esta corriente comenzó con el experimento de Hawthorne y se opone a las ideas clásicas al enfocarse en las personas y las relaciones humanas. Critica el enfoque clásico por ser demasiado simple y no considerar el comportamiento humano dentro de la organización.

La teoría de las relaciones humanas (también llamada escuela humanística de la administración), desarrollada por Elton Mayo y sus colaboradores, surgió en Estados Unidos como resultado de los experimentos de Hawthorne. Fue un movimiento que se opuso a la teoría clásica.

Elton Mayo, F. J. Roethlisberger y otros realizaron famosos experimentos en la planta de Hawthorne de la Western Electric Company entre 1927 y 1932. Antes, se había estudiado el efecto de la iluminación en la productividad, pero los resultados no eran claros. Mayo notó algo inusual y continuó la investigación. Descubrieron que cambiar la iluminación, los descansos o los salarios no explicaba los cambios en la productividad. Concluyeron que otros factores eran la causa.

Por ejemplo, un experimento sobre un sistema de pago por productividad mostró que el plan de incentivos tuvo menos efecto que la presión, aceptación y seguridad del grupo. Los investigadores concluyeron que las normas sociales o estándares del grupo eran clave para el comportamiento individual en el trabajo. Es decir, el comportamiento y las actitudes de las personas están muy relacionados, los factores de grupo afectan el comportamiento individual, y el dinero es menos importante que los estándares del grupo y la seguridad.

La amistad y la agrupación social de los trabajadores son aspectos importantes en la administración. La teoría de las relaciones humanas contrasta el comportamiento social del empleado con el comportamiento tipo máquina propuesto por la teoría clásica. Para esta teoría, la motivación económica es secundaria. Lo que motiva a las personas es la necesidad de "reconocimiento", "aceptación social" y "participación" en las actividades de los grupos sociales.

Escuela conductista (psicológica) de la Administración

Abraham Maslow, Douglas McGregor y Frederick Herzberg, entre otros, escribieron sobre el crecimiento personal de los individuos. Su trabajo generó nuevos conceptos sobre cómo organizar las relaciones para el beneficio de las organizaciones. Determinaron que las personas buscaban algo más que recompensas inmediatas. Dado que las personas tienen vidas complejas, las relaciones en la organización deberían reflejar esa complejidad.

Según Maslow, las necesidades que las personas quieren satisfacer tienen forma de pirámide. Las necesidades básicas (materiales y de seguridad) están en la base, y las necesidades de ego (como el respeto) y las necesidades de autorrealización (como el crecimiento personal) están en la cima. McGregor propuso dos hipótesis sobre las personas y su actitud hacia el trabajo, llamadas teoría X y teoría Y.

Por su parte, Herzberg planteó diferentes elementos que motivan, desmotivan o no motivan a las personas en una organización. Explicó que todo lo relacionado con el individuo y cómo se siente lo motivará. Sin embargo, las reglas, políticas de la organización o los salarios, aunque no motiven directamente, si no están presentes o son inadecuados, pueden desmotivar.

Teoría de la jerarquía de necesidades

La pirámide de Maslow o jerarquía de las necesidades humanas es una teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en 1943. Maslow dice que, a medida que se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior).

Teoría de los dos factores

Frederick Herzberg formuló la teoría de los dos factores para explicar el comportamiento de las personas en el trabajo. Propone que hay dos tipos de factores: los de motivación (que causan satisfacción) y los de higiene (que si faltan causan insatisfacción, pero su presencia no genera mucha satisfacción a largo plazo).

Teoría X y teoría Y

Douglas McGregor, en su obra "El lado humano de las organizaciones" (1960), identificó dos actitudes en las personas, que se conocen como la teoría X y la teoría Y. Por ejemplo: ¿Necesitas ser amenazado para trabajar más? o ¿Haces tu trabajo porque te gusta y te sientes bien al hacerlo bien?

Teoría del desarrollo Organizacional

En los años sesenta, en Estados Unidos, un grupo de científicos sociales desarrolló el desarrollo organizacional (D.O.), que se enfoca en el crecimiento planeado de las organizaciones. Muchos profesionales de las ciencias del comportamiento que trabajan como consultores han escrito sobre este tema.

Teoría del comportamiento administrativo

Esta teoría se enfoca en la racionalidad limitada al tomar decisiones administrativas. Propone el concepto de "hombre administrativo", un ser que se comporta con cierta racionalidad y busca resultados satisfactorios, a diferencia del "hombre económico" que busca maximizar el beneficio con información perfecta. El hombre administrativo simplemente busca una decisión que sea "suficientemente buena" porque no puede tener toda la información. En resumen, esta teoría dice que la mejor organización es la que permite a los empleados de todos los niveles tomar decisiones y colaborar para cumplir los objetivos, según su influencia y autoridad.

Sus principales autores fueron James March y Herbert Simon. Su influencia en la teoría administrativa posterior ha sido muy importante.

Otros desarrollos, especialmente por Richard Cyert y James G. March de la Carnegie School, van más allá de la economía tradicional al explicar cómo se toman las decisiones dentro de la empresa. Esto se basó en el trabajo de Herbert A. Simon sobre el comportamiento en situaciones de incertidumbre, que decía que las personas tienen una capacidad limitada para pensar y, por lo tanto, solo pueden ser "racionales de forma limitada" al tomar decisiones complejas. Por eso, las personas y los grupos tienden a buscar la "satisfacción", es decir, a alcanzar objetivos realistas en lugar de buscar el máximo beneficio. Cyert y March argumentaron que una empresa no es un bloque único, porque los diferentes individuos y grupos dentro de ella tienen sus propias metas e intereses, y el comportamiento de la empresa es el resultado de estos conflictos. Existen mecanismos organizativos para mantener el conflicto en niveles que no sean perjudiciales.

Hicieron una gran contribución a la teoría de la decisión y a entender el verdadero comportamiento administrativo.

Escuela sistémica de la administración

La escuela sistemática de la administración incluye la cibernética, la teoría matemática de la Administración, la teoría de las contingencias y la teoría de los sistemas. Es representada por autores como Norbert Wiener y Ludwig von Bertalanffy. Esta escuela propone una nueva forma de analizar la organización, reconociendo la importancia de las relaciones entre sus partes para lograr el objetivo completo.

Teoría matemática de la administración

Esta teoría dice que la toma de decisiones es un proceso que se puede traducir a fórmulas matemáticas. Utiliza modelos matemáticos para resolver problemas administrativos. Se divide en dos ramas:

• La cibernética de Norbert Wiener, con modelos matemáticos de dinámica de sistemas.
• Los investigadores operacionales, que aplican modelos matemáticos como la programación lineal y la teoría de colas.

Teoría de los sistemas

La teoría de los sistemas o teoría general de los sistemas (TGS) se desarrolló durante la Guerra Fría y busca encontrar propiedades comunes en entidades llamadas sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad. Fue propuesta por el biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy a mediados del siglo XX.

• Las organizaciones como sistemas: Una organización es un sistema sociotécnico que forma parte de un sistema más grande, la sociedad, con la que interactúa. También se puede definir como un sistema social, formado por personas y grupos de trabajo con una estructura definida, que desarrollan actividades usando recursos para lograr objetivos comunes.

Escuela de toma de decisiones

La escuela de toma de decisiones afirma que la administración se lleva a cabo mediante decisiones. Sostiene que los administradores necesitan saber cómo tomar decisiones de forma precisa, usando procesos lógicos. Entre sus principales autores se encuentra Howard Raiffa.

Escuela situacional o contingencial

La escuela situacional, también llamada escuela contingencial, es un enfoque que plantea que el administrador es influenciado por la situación y las circunstancias que lo rodean. Sin embargo, también puede influir en estas situaciones a través de las decisiones que toma. Destacan autores como Hall y Harold Koontz.

Ideas de administración a partir de 1980

Escuela de administración estratégica

Surgió en los años 80. Según Henry Mintzberg, tiene dos enfoques: el normativo (que recomienda un método para crear una estrategia) y el descriptivo (que explica cómo se forman las estrategias, sugiriendo que la formulación y ejecución interactúan). Las empresas no siempre crean sus estrategias de forma deliberada, sino que surgen de sus actividades.

Los pioneros en esta disciplina fueron Peter Drucker, quien planteó el pensamiento estratégico con preguntas simples: ¿Cuál es nuestro negocio?, ¿dónde estamos? y ¿dónde queremos estar? Otro pionero fue Igor Ansoff, quien desarrolló estrategias para conquistar nuevos mercados.

Otro autor importante es Michael Porter, quien desarrolló estrategias competitivas y herramientas de análisis industrial, como el análisis Porter de las cinco fuerzas y la cadena de valor.

Teoría Z

La teoría Z de William Ouchi se enfoca en los recursos humanos y el comportamiento organizacional, y forma parte del llamado "management japonés" o escuela japonesa, siendo el toyotismo un ejemplo conocido. Busca aumentar el compromiso del empleado con la empresa, garantizar la seguridad laboral a largo plazo, la toma de decisiones en grupo, la responsabilidad individual y un control informal junto con sistemas de medición formales. Según William Ouchi, la teoría Z promueve empleos estables, alta productividad y alta satisfacción en los empleados. Una empresa aplica la Teoría Z cuando todos los trabajadores se involucran en la organización.

Teoría de las limitaciones

La teoría de las limitaciones o teoría de las restricciones (TOC) fue creada por Eliyahu M. Goldratt, un físico israelí. Él se preguntó si las técnicas para resolver problemas científicos podían aplicarse a los problemas empresariales. Desarrolló su teoría en forma de novela, su éxito de ventas "La meta".

Esta teoría se basa en la Teoría de Sistemas y considera que los sistemas tienen un objetivo. La TOC ve la empresa como un sistema creado para lograr una meta.

La esencia de la teoría de las restricciones se basa en cinco pasos: 1. Identificar las limitaciones del sistema. 2. Decidir cómo aprovecharlas. 3. Subordinar todo a esa decisión. 4. Superar la limitación (aumentar su capacidad). 5. Si se ha superado una limitación, volver al paso 1, pero sin caer en la inercia.

La TOC cambia las prioridades de los gerentes. Tradicionalmente, las prioridades eran: 1) Reducción de costos, 2) Incremento de la utilidad, 3) Mantenimiento de inventarios. Con la TOC, el orden cambia: 1. Incrementar la utilidad (atacando limitaciones de producción, mercado, etc.). 2. Reducción del inventario (de materiales, productos en proceso y terminados). 3. Reducción de costos (todo el dinero gastado en transformar el inventario en utilidad).

Administración de la calidad total

La gestión de la calidad total (TQM, del inglés Total Quality Management), también conocida como "excelencia", es una estrategia de gestión cuyo objetivo principal es satisfacer de forma equilibrada las necesidades y expectativas de todos los grupos relacionados con la organización (clientes, empleados, accionistas y la sociedad).

El concepto de calidad ha recibido aportes de muchos autores como Jurán, Crosby y Deming, quienes lo han hecho evolucionar.

Una definición aceptada es que la Calidad es el grado de satisfacción que ofrecen las características de un producto o servicio, en relación con las exigencias del consumidor. Es decir, un producto o servicio es de calidad cuando satisface las necesidades y expectativas del cliente o usuario, considerando aspectos como seguridad, confiabilidad y servicio.

En la TQM se incluyen temas como la mejora continua, el mantenimiento productivo total, kanban, el justo a tiempo, los círculos de calidad y el kaizen. El sistema de producción Toyota es un ejemplo destacado.

Dentro de esta corriente, a veces se incluye la "teoría de la excelencia" de Tom Peters (1982), con su libro "En busca de la excelencia". Sin embargo, actualmente se considera que carece de base científica, ya que muchas de las empresas que se mencionaban como ejemplares tuvieron problemas financieros poco después de la publicación del libro.

Reingeniería de procesos

Hammer y Champy definen la reingeniería de procesos como "la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en costos, calidad, servicio y rapidez".

Se trata de una visión profunda y completa de una organización. Preguntas como: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos así? nos llevan a entender los fundamentos de los procesos de trabajo.

La reingeniería de procesos es radical porque busca ir a la raíz de las cosas. No se trata solo de mejorar los procesos, sino de reinventarlos, para crear ventajas competitivas audaces, basándose en los avances tecnológicos.

Beneficios importantes de la administración

La aplicación del "proceso administrativo" tiene los siguientes beneficios:

• Es una guía práctica y un método para administrar empresas.
• Permite organizar y controlar las operaciones continuas.
• Establece las bases para estructurar el trabajo y dividirlo en departamentos y jerarquías según las necesidades y recursos de las empresas.
• Permite establecer un sistema para seleccionar a las personas adecuadas para la empresa.
• Facilita el desarrollo de habilidades y competencias laborales.
• Posibilita la dirección, al dar estrategia y control a quien la conduce.
• Facilita el análisis de problemas para encontrar soluciones.
• Proporciona las bases para aplicar el método científico y mejorar la empresa o replantearla.
• Es una herramienta importante para reorganizar la empresa.

Características de la administración

• Universalidad: La administración existe donde hay un grupo social, porque siempre se necesita coordinar los recursos. Se aplica en el gobierno, el ejército, las empresas, las escuelas, las iglesias, etc. Los elementos esenciales son los mismos, aunque haya pequeñas diferencias.
• Valor instrumental: Su objetivo es práctico, es un medio para lograr un fin, no un fin en sí misma. Busca obtener resultados específicos.
• Unidad temporal: Aunque se distinguen etapas (planificar, organizar, etc.), la administración es un proceso único. En todo momento de la vida de una empresa, la mayoría de los elementos administrativos están presentes en mayor o menor grado.
• Unidad jerárquica: Todos los que tienen un puesto de jefe en una organización participan en la administración, en diferentes grados. Desde el gerente general hasta el último supervisor, todos forman un solo cuerpo administrativo. Se aplica en todos los niveles de una organización.
• Especificidad: La administración tiene características propias que la distinguen de otras disciplinas, aunque se apoye en ellas. Aunque siempre va acompañada de otros fenómenos (producción, ventas), el fenómeno administrativo es específico y diferente. Se puede ser un excelente ingeniero de producción y un mal administrador.
• Interdisciplinariedad: La administración utiliza principios, procesos y métodos de otras ciencias relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Se relaciona con las matemáticas, la estadística, el derecho, la economía, la contabilidad, la sociología, la psicología, la filosofía, la antropología y la ciencia política.
• Flexibilidad: Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

¿Dónde se aplica la administración?

• Conocimientos para:
  • Resolver problemas diseñando, adaptando e innovando sistemas administrativos y formas de dirigir organizaciones. También para ejecutar y conducir funciones de marketing, finanzas, personal y producción en un mundo globalizado.
  • Comprender el desarrollo de empresas y organizaciones desde una perspectiva histórica y multidisciplinaria, para mejorar la forma en que se gobiernan y su contribución a los problemas sociales, económicos y ambientales.
  • Conocer los problemas específicos y nuevos en el campo de la administración y en los sectores económicos y sociales, para construir soluciones creativas y éticas.
• Habilidades para:
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos materiales y financieros.
  • Dirigir y coordinar grupos de personas en las organizaciones, y tomar decisiones en ambientes complejos.
  • Establecer relaciones interpersonales, trabajar en equipo y negociar para resolver conflictos.
  • Usar lenguajes formales y matemáticos, así como métodos de investigación y nuevas tecnologías de comunicación.
  • Integrar y aplicar los conocimientos de las diferentes disciplinas que forman al administrador.
  • Diseñar estrategias integrando información interna y externa de la organización.
  • Crear y mantener todo tipo de organizaciones para generar empleos y promover el desarrollo de la sociedad.

Funciones del profesional en administración

El profesional en administración está a cargo o desempeña funciones como:

• Dirección general.
• Planificación y control de gestión.
• Finanzas.
• Comercialización.
• Recursos humanos.
• Tecnologías de la Información.
• Logística y operaciones, etc.

Estas funciones pueden desempeñarse en los diferentes "niveles organizacionales":

• Estratégicos.
• Tácticos.
• Operativos.

Además, están capacitados para crear "emprendimientos" y realizar "consultorías y/o asesoramiento" interno o externo.

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Véase también

• Economía de la empresa
• Comunicación organizacional
• Contabilidad de gestión
• Cultura organizacional
• Política organizacional
• Psicología del trabajo y de las organizaciones
• Sociología de las organizaciones
• Administración de empresas