Contabilidad para niños

La contabilidad es una disciplina que se encarga de estudiar, medir y analizar el dinero y los bienes de una empresa u organización. Su objetivo principal es ayudar a tomar decisiones importantes dentro de la empresa y también permitir que personas externas controlen su situación. Para lograr esto, la contabilidad organiza y presenta la información de manera clara y útil para todos los interesados.

La contabilidad se divide en varias áreas. Por ejemplo, la contabilidad financiera se encarga de preparar informes para personas fuera de la empresa, como inversores o proveedores. La contabilidad de gestión, en cambio, se enfoca en la información que usan los directivos dentro de la empresa para tomar decisiones. Registrar las operaciones de dinero se llama contaduría, y el sistema más común para hacerlo es la contabilidad por partida doble. Los sistemas de información contable son herramientas que ayudan a realizar todas estas funciones.

Esta disciplina se basa en una teoría y un proceso:

• Teoría contable: Es el conjunto de reglas, principios, técnicas y herramientas que forman la base de la contabilidad.
• Proceso contable: Son los pasos que se siguen para alcanzar los objetivos de una empresa. Estos pasos incluyen: sistematizar (organizar), valuar (dar valor), procesar (manejar la información), evaluar (revisar) y, finalmente, convertir todo en información útil.

Historia de la contabilidad

Esta sección es un extracto de Historia de la contabilidad.

Retrato de Luca Pacioli, atribuido a Jacopo de' Barbari, 1495, (Museo di Capodimonte).

La historia de la contabilidad es muy antigua, abarca miles de años y se puede ver en las civilizaciones antiguas.

La idea de llevar cuentas existe desde la Antigua Grecia y Mesopotamia. Está muy relacionada con el desarrollo de la escritura, la forma de contar el dinero y los primeros sistemas de revisión de cuentas usados por los antiguos egipcios y babilonios. En tiempos del Imperio Romano, el gobierno ya tenía acceso a información detallada sobre sus finanzas.

En la India, Chanakia escribió un libro parecido a uno de administración financiera durante el periodo del Imperio Maurya. Su libro "Arthashasthra" explica cómo llevar los registros de un Estado. La primera evidencia clara del método de la partida doble aparece en un libro de cuentas de 1299-1300 de una empresa de comerciantes florentinos llamada Giovanno Farolfi & Company. Más tarde, Luca Pacioli recopiló y presentó al público los principios de la partida doble, lo que lo convierte en el primer gran divulgador de este sistema, aunque no fue su inventor.

La profesión moderna del contador certificado surgió en Escocia en el siglo XIX. Al principio, los contadores a menudo formaban parte de las mismas asociaciones que los abogados. La contabilidad comenzó a organizarse como una profesión en el siglo XIX, con grupos profesionales locales en Inglaterra que se unieron para formar el Instituto de Contadores Certificados en Inglaterra y Gales en 1880.

¿Qué tipos de contabilidad existen?

La contabilidad se puede clasificar en dos grandes ramas, según el tipo de unidad económica a la que se refiera la información.

Contabilidad a gran escala (Macrocontabilidad)

La contabilidad nacional muestra de forma numérica y organizada la actividad económica de un país durante un tiempo determinado. Los Estados la usan para obtener información útil que ayuda a guiar las decisiones económicas del país.

Contabilidad a pequeña escala (Microcontabilidad)

Esta es la contabilidad de las unidades económicas más pequeñas, como las empresas. Su objetivo es dar información para tomar decisiones. Dentro de la microcontabilidad, hay una contabilidad pública, que es la que usan las administraciones públicas, y una contabilidad privada, que es la de las empresas.

En la contabilidad de empresas, los usuarios de la información pueden ser internos o externos. Los usuarios internos son las personas o departamentos dentro de la empresa que usan la información para dirigirla. Los usuarios externos son quienes no participan en la gestión, como accionistas, prestamistas, clientes o la administración pública, y necesitan la información para tomar sus propias decisiones o controlar la empresa.

Según quién use la contabilidad, se distingue entre:

1. Contabilidad financiera (externa): Ofrece información clave sobre el funcionamiento y la situación económica de la empresa a todos los interesados externos. Las leyes de la mayoría de los países regulan cómo se debe hacer para que la información sea confiable y se pueda comparar. Esta contabilidad suele ser menos detallada.
2. Contabilidad de gestión (interna): Incluye la contabilidad de costos. Se prepara para uso interno de la empresa y sirve para calcular costos, resultados económicos y de producción. Ayuda a tomar decisiones sobre la producción, organización y otras áreas. Es más flexible y detallada que la contabilidad financiera, y también más inmediata, ya que se usa para decisiones rápidas. La contabilidad de costos es una herramienta muy útil para los directivos en la planificación y el control.

Conceptos básicos de contabilidad

Los elementos básicos de la contabilidad son los bienes, derechos y obligaciones que forman parte de una empresa. El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) define cinco elementos principales:

• Activo (bienes y derechos).
• Pasivo (obligaciones).
• Capital (dinero de los dueños).
• Gastos (salidas de dinero).
• Ingresos (entradas de dinero).

Todos estos elementos deben seguir un camino lógico para ser registrados correctamente, y sus pasos se muestran en los informes financieros:

• Definición.
• Reconocimiento.
• Medición.

¿Qué es el patrimonio de una empresa?

El patrimonio de una empresa es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene. Estos elementos son los recursos económicos y financieros que le permiten a la empresa alcanzar sus metas.

Cada uno de los bienes, derechos y obligaciones se llama "elemento patrimonial".

Para entender su valor, el patrimonio se divide en:

• Una parte positiva (activo): Son los bienes (cosas materiales) y los derechos (cosas intangibles, como deudas a favor de la empresa).
• Una parte negativa (pasivo): Son las obligaciones o deudas de la empresa.

Si sumamos el valor de los bienes y derechos, y restamos el valor de las obligaciones, obtenemos el valor del patrimonio neto.

La ecuación fundamental del patrimonio dice que el valor de los activos (bienes y derechos) es igual a la suma del valor de los pasivos (deudas) y del patrimonio neto (capital de los dueños).

Estructura de un balance

Ejemplo numérico de la ecuación contable

Activo

El activo es el conjunto de bienes (cosas materiales) y derechos (cosas intangibles) que una empresa controla. Se divide en:

• Activo circulante o corriente: Es el dinero o los bienes que se pueden convertir en dinero rápidamente (en menos de doce meses). Incluye existencias, deudas a favor de la empresa, inversiones a corto plazo y el dinero en efectivo.
• Activo fijo o no corriente: Son los bienes que no cambian durante el ciclo de operación de la empresa, como un edificio o maquinaria. Por ejemplo, el edificio de una fábrica es un activo fijo porque se usa por mucho tiempo. Un mismo bien puede ser fijo o no, dependiendo de la empresa. Un ordenador es un activo fijo para un banco, pero para una tienda de informática, los ordenadores que vende son mercancía. Sin embargo, los ordenadores que la tienda usa para su propia contabilidad sí son activos fijos.
• Activo diferido: Son gastos que se pagaron por adelantado, pero que se usarán en el futuro, como un alquiler pagado por varios meses.

Pasivo y Patrimonio Neto (PN)

• El pasivo son las obligaciones o deudas que la empresa tiene con otras personas o entidades. Se divide en pasivo corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo).
• Los fondos propios, también llamados capital o patrimonio neto, son la diferencia entre el activo y el pasivo. Representan el valor de los bienes y derechos que la empresa no debe a nadie. Es el dinero que los dueños han aportado a la empresa y las ganancias que se han quedado en ella.

La ecuación contable se cumple así: Activo total = Pasivo total + Patrimonio neto (Capital). Esto significa que si al activo total le restas el pasivo total, obtienes el patrimonio neto. También se puede calcular sumando el capital más las reservas y los resultados del ejercicio.

¿Cómo funciona la contabilidad? (Metodología)

La contabilidad usa un método que tiene cuatro pasos:

• Captar los hechos económicos que se pueden registrar.
• Cuantificar (ponerle un valor en dinero) a esos hechos.
• Registrar los hechos en cuentas contables (conceptos) y en libros de contabilidad (documentos).
• Agrupar la información registrada para presentarla de forma resumida en los informes financieros.

Las cuentas contables

Cargo, abono y el sistema de partida doble

Cargar o debitar una cuenta significa hacer una anotación en el lado izquierdo (el "debe"). Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el lado derecho (el "haber").

• En las cuentas de activo: cuando el activo aumenta, se cargan; cuando disminuye, se abonan.
• En las cuentas de pasivo y capital: cuando aumentan, se abonan; cuando disminuyen, se cargan.

Cada operación de la empresa afecta al menos a dos cuentas, manteniendo siempre el equilibrio de la ecuación patrimonial.

Sistema de partida doble

Este sistema dice que en cada operación contable, debe haber al menos un "cargo" en una cuenta y un "abono" en otra. La suma de los cargos siempre debe ser igual a la suma de los abonos. Esto significa que todos los recursos que tiene una empresa provienen de una fuente definida.

La "partida doble" se basa en estos principios:

1. Correspondencia: Quien recibe algo es deudor, quien lo entrega es acreedor.
2. Reciprocidad: No puede haber un deudor sin un acreedor, y viceversa.
3. Equivalencia: Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale.
4. Consistencia: Si un valor entra por una cuenta, debe salir por la misma cuenta.
5. Confrontabilidad: Las pérdidas se registran en el "debe", las ganancias en el "haber".

Saldo

El saldo de una cuenta es la diferencia entre los débitos (anotaciones en el "debe") y los créditos (anotaciones en el "haber").

• Si los débitos son mayores que los créditos, el saldo es deudor.
• Si los créditos son mayores que los débitos, el saldo es acreedor.
• Si los débitos son iguales a los créditos, la cuenta está saldada o balanceada.

Preparación del balance y de la cuenta de resultados

Una vez que todas las operaciones se han registrado en el libro diario, se calcula el saldo de cada cuenta. Con estos saldos, se prepara un informe llamado balance de comprobación o de saldos, que es una lista de todas las cuentas con sus saldos. La suma de los saldos deudores debe ser igual a la suma de los saldos acreedores, gracias al sistema de partida doble.

A partir de este balance de comprobación, se ajustan las cuentas de ingresos y gastos, y se obtiene la cuenta de pérdidas y ganancias. El balance de situación final se obtiene después de hacer estos ajustes.

Los libros contables

Los libros de contabilidad son documentos donde se registran las operaciones económicas de una empresa a lo largo del tiempo. Las leyes suelen indicar cuáles son los libros obligatorios para las empresas. Los principales son:

Libro Diario

Libro Mayor

Esta sección es un extracto de Libro mayor.

Ejemplo de un Libro mayor general.

En contabilidad, el libro mayor es un registro donde cada página se dedica a una de las cuentas contables de una empresa. Cada página está dividida en 5 columnas: la primera es para la fecha, la segunda para el concepto, la tercera para el "debe", la cuarta para el "haber" y la última para el saldo. Este libro se usa para llevar un control estricto de los ingresos y gastos diarios de la empresa.

Se le llama Mayor porque agrupa el movimiento total de las subcuentas. Por ejemplo, los diferentes proveedores, que se llevarían por separado en libros auxiliares, se concentran en una sola cuenta en el Mayor: "proveedores". El encabezado de la página dirá "proveedores", y lo mismo para "clientes", "bancos", etc., sin importar cuántas subcuentas tengan. En el Mayor solo se anota el monto total de la cuenta por un periodo, generalmente un mes. Siguiendo el ejemplo de proveedores, en la columna del "haber" se pondría el monto total facturado por todos los proveedores en el mes, y en la columna del "debe" el total pagado a todos los proveedores en ese mismo periodo. La diferencia entre estos dos montos dará el saldo final de cada cuenta al cierre del mes, sin detallar cuánto se le debe a cada proveedor individual, ya que esa información está en los Libros Auxiliares.

Libro de balances

Esta sección es un extracto de Balance general.

Ejemplo de Balance General

El balance general, también llamado balance de situación o estado de situación patrimonial, es un informe financiero que muestra cómo está la economía y las finanzas de una empresa en un momento específico.

Este informe se organiza con tres conceptos principales: el activo (lo que la empresa tiene), el pasivo (lo que debe) y el patrimonio neto (el dinero de los dueños). Cada uno de ellos se divide en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos.

El activo incluye todas las cuentas que muestran los valores que posee la empresa. Todos los elementos del activo pueden generar dinero para la empresa en el futuro, ya sea usándolos, vendiéndolos o cambiándolos. Por otro lado, el pasivo muestra todas las obligaciones seguras de la empresa y las situaciones que deben registrarse. Estas obligaciones son deudas económicas: préstamos, compras a pagar en el futuro, entre otras.

El patrimonio neto se calcula restando el pasivo al activo, y representa lo que los dueños o accionistas han aportado, más las ganancias que no se han repartido. Si hay pérdidas, estas disminuyen el Patrimonio Neto. El patrimonio neto también muestra la capacidad de la empresa para financiarse con sus propios recursos.

Conservación de los libros

Las leyes suelen establecer por cuánto tiempo los empresarios deben guardar sus libros contables obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) y los no obligatorios (mayor, registros de impuestos, etc.), así como los documentos que respaldan las anotaciones. En España, este plazo es de seis años. Los libros obligatorios deben conservarse en papel y bien encuadernados.

Las normas contables

El funcionamiento de la contabilidad se rige por normas contables. Estas normas pueden variar entre países debido a diferencias en leyes, cultura y economía, lo que a veces dificulta comparar la información de empresas de distintos lugares. Las normas pueden ser aprobadas por ley o reguladas por organizaciones profesionales privadas. Su contenido incluye los principios, reglas y prácticas necesarias para preparar los informes financieros.

Informes financieros o cuentas anuales

Los informes financieros, también llamados cuentas anuales, son documentos que resumen los datos más importantes de la contabilidad de un año. Se preparan una vez al año, al finalizar el ejercicio económico. Deben ser claros y mostrar una imagen real de los bienes, la situación económica y los resultados de la empresa.

Aunque cada país tiene sus propias reglas sobre el contenido de estos informes, suelen incluir:

• El balance general (también llamado estado de situación financiera). Muestra los bienes y deudas de la empresa en una fecha específica.
• El estado de resultados (también llamado cuenta de pérdidas y ganancias). Muestra de forma ordenada si la empresa obtuvo ganancias o pérdidas durante el año.
• El estado de cambios en el patrimonio neto. Informa sobre la cantidad del patrimonio neto.
• El estado de flujo de efectivo.
• La memoria (también llamada información complementaria o notas). Amplía y detalla la información de los documentos anteriores.

Estos informes son útiles para que las empresas reporten su situación económica y los cambios que experimentan. Esta información es importante para directivos, reguladores y otros interesados como accionistas o dueños.

Criterios de medición en contabilidad

Existen cuatro formas principales de medir los valores en contabilidad:

Costo histórico

Los bienes se registran por el dinero que se pagó por ellos o por el valor de lo que se entregó a cambio cuando se compraron. Las deudas se registran por el valor de lo que se recibió a cambio de la obligación, o por el dinero que se espera pagar para saldarla.

Costo corriente

Los bienes se registran por el dinero que se tendría que pagar si se comprara el mismo bien hoy. Las deudas se registran por el dinero que se necesitaría para pagarlas en este momento.

Valor razonable

Los bienes se registran por el dinero que se podría obtener si se vendieran hoy en una venta normal. Las deudas se registran por el dinero que se espera pagar para saldarlas en el curso normal de las operaciones, sin descontar intereses.

Valor actual

Los bienes se registran por el valor actual de las entradas de dinero futuras que se espera que generen. Las deudas se registran por el valor actual de las salidas de dinero que se necesitarán para pagarlas.

La contabilidad como disciplina

La contabilidad es una disciplina técnica que procesa datos sobre los bienes y la evolución de una empresa. Hay debates sobre si la contabilidad es una ciencia, un arte, un lenguaje o simplemente una técnica.

Para evitar esta discusión, a menudo se la llama "disciplina". Sin embargo, algunos expertos han argumentado sus puntos de vista.

Una de las ideas más aceptadas, basada en la historia de la ciencia, es que la contabilidad es una tecnología inmaterial o "tecnología blanda". Esto no significa que no tenga un lado científico. Al contrario, pone el foco en el contador como el profesional que usa esta herramienta (la contabilidad). El contador puede aplicar un enfoque científico al usar esta herramienta, que ha sido desarrollada socialmente y puede ajustarse con diferentes "normas contables" para medir de forma razonable los intercambios de recursos en cualquier organización, ya sea una empresa privada, pública, un departamento o un país.

Es importante reconocer que, en la mayoría de las publicaciones, se usa la palabra "ciencia" para referirse a la contabilidad, aunque a veces sin argumentos sólidos. Por otro lado, usar la palabra "disciplina" es una opción neutral que abarca todos los aspectos de la contabilidad sin tener que definir primero si es una ciencia.

Para entender la importancia de la información financiera, es necesario conocer su significado y utilidad.

Contabilidad por países

México

En México, las leyes que obligan a llevar registros contables se encuentran en el Código de Comercio (artículo 33°), la Ley General de Sociedades Mercantiles, el Código Fiscal de la Federación, la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley del Impuesto al Valor Agregado y su reglamento.

• Primera etapa: Desde el siglo XVI hasta finales del siglo XIX. La principal norma eran las "Ordenanzas de Bilbao", aprobadas por Don Felipe V (1737) y Don Fernando VII (1814).
  

  Ordenanzas de Bilbao.
• Segunda etapa: Entre 1890 y 1959. La contabilidad se basaba en el "Tercer Código de Comercio Mexicano", emitido durante la presidencia de Porfirio Díaz.
• Tercera etapa: Comienza en 1959 con la creación de la "Junta de Principios de Contabilidad" en los Estados Unidos de América. Años después, en México, se creó la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, que publicó los primeros boletines de Principios de Contabilidad (1969).

Véase también

En inglés: Accounting Facts for Kids