Administración de empresas para niños

Administradores de empresas trabajando como funcionarios de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias analizando la situación económica tras los daños del Huracán Ike en Houston (2008).

La administración de empresas, administración de negocios, gestión empresarial o gestión de empresas es un estudio complejo y extenso que busca mejorar la relación entre productividad, calidad, costos, administración, distribución y logística así como tiempo de producción, relación de trabajadores operarios y de confianza para mejorar de manera continua y eficiente la competitividad de una empresa o de un negocio. Su finalidad es lograr metas determinadas en plazos de tiempo óptimo constante para aumentar la productividad y la competitividad.

Otro elemento comparativo es el paso del tiempo y su efecto en toda la organización. En un automóvil, las partes mecánicas se desgastarán con el tiempo, pero al estar normalizadas podrán sustituirse por otras, según un programa de mantenimiento que permitirá que el vehículo siga funcionando. En el caso de las personas, con el tiempo irán cambiando: la percepción, la experiencia, la motivación. El proceso de envejecimiento afectará a su actitud y su comportamiento. Además, los grupos de personas dentro de la organización actúan de forma distinta según el momento de la vida en el que se encuentren. Todo cambio impuesto en el grupo (por ejemplo, un cambio en el personal), alterará su naturaleza, incluso sus expectativas. Este ejemplo determina la importancia que en la gestión general de la empresa tiene el desarrollo de los recursos humanos. Por lo tanto, es básico que el responsable de esta función conozca los aspectos esenciales de la organización y no la considere un mero sistema mecánico, de lo contrario, fracasará sin duda en sus objetivos.

Historia

Comenzando desde la administración, se extendió a partir del siglo XX, en el sector público y militar. Sus inicios como carrera profesional datan del año 1933 en Madrid, España.

El desarrollo de la gestión empresarial comienza desde que a la administración se le derivan varias ramas de innovación, gracias a la gran influencia que ha tenido.

La administración se ha basado, desde los antiguos egipcios a los comerciantes sumerios, en métodos organizativos de acuerdo a la iglesia y a las antiguas milicias.

Las empresas eran guiadas basándose en estos métodos sin importar que fuesen grandes o pequeñas, pero no se sentían obligadas a hacerle frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.

Así, poco a poco, las innovaciones de la administración fueron creando extensiones base, tales como los números árabes y la aparición de la contabilidad. Estas áreas ya mencionadas proporcionaron un mejor planteamiento y el control de la organización cuantitativamente.

No fue hasta el siglo XIX cuando se crearon las primeras publicaciones sobre la administración, pero de una manera científica. Además, tuvo lugar la revolución industrial.

Otra tendencia de la gestión empresarial que aborda los procesos se conoce como la mejora continua (Kaizen, en su versión japonesa). Esta es otra herramienta desde la cual se trabajan los procesos y se someten a una mejora continua.

La experiencia japonesa en sus métodos de trabajo en equipo y la participación de todo su personal en las mejoras empresariales popularizó las ventajas obtenidas en la revisión y reto continuo de los procesos empresariales.

El modelo de método sistemático o científico de mejora de procesos ha sido difundido por todo el mundo por Kaoru Ishikawa. Este autor se basa en el recorrido de una serie de pasos o etapas, desde la detección de un problema o de una posibilidad de mejora (el motor puede ser una serie de defectos detectados, o una nueva posibilidad tecnológica u organizativa), se realiza un estudio en busca de sus causas, de posibles perfeccionamientos o soluciones, la elección de la solución o conjunto de soluciones que parecen idóneas, hasta llegar a su implantación y a la medida de las mejoras conseguidas.

Etapas planteadas por Ishikawa para la implementación del mejoramiento continuo

Clasificación de la gestión empresarial según sus diferentes técnicas

La gestión empresarial abarca un conjunto de técnicas que se aplican a la administración de una empresa, y del tamaño de la empresa dependerá la dificultad de la gestión del empresario o productor. El objetivo fundamental de la gestión del empresario es mejorar la productividad, sostenibilidad y competitividad, asegurando la viabilidad de la empresa en el largo plazo.

Técnicas de gestión empresarial

• Análisis estratégico: Diagnosticar el escenario, identificar los escenarios políticos, económicos y sociales, así como internacionales y nacionales más probables, analizar los agentes empresariales exógenos a la empresa.

• Gestión organizacional o proceso administrativo: Planificar la anticipación de tareas futuras de la empresa y la fijación de la estrategia y las metas u objetivos que la empresa debe cumplir; organizar y determinar las funciones y la estructura necesarias para lograr el objetivo estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones.

• Gestión de la tecnología de información: Aplicar los sistemas de información y comunicación intra y extra empresa a todas las áreas de la empresa, para tomar decisiones adecuadas en conjunto en cuanto al uso de Internet.

• Gestión financiera: Obtener dinero y crédito al menor costo posible, así como asignar, controlar y evaluar el uso de recursos financieros de la empresa, para lograr máximos rendimientos, llevando un adecuado registro contable.

• Gestión de recursos humanos: Utilizar la fuerza de trabajo del modo más eficiente posible preocupándose del proceso de obtención, manutención y desarrollo del personal.

• Gestión de operaciones, logística de abastecimiento y distribución: Suministrar los bienes y servicios que satisfarán las necesidades de los consumidores, transformando un conjunto de materias primas, mano de obra, energía, insumos, información. entre otros factores, en productos finales debidamente distribuidos.

• Gestión ambiental: Contribuir a crear conciencia sobre la necesidad de aplicar, en la empresa y políticas de defensa del medio ambiente.

Campo que abarca la gestión

Los cambios tecnológicos que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de la gestión. En las primeras etapas del desarrollo económico, las empresas se caracterizaban por realizar tareas repetitivas, fáciles de definir. En el taller o en la oficina, el personal sabía exactamente cuál era y seguiría siendo su misión. La labor del director gerente era supervisar la marcha de los trabajos en curso en un proceso reiterativo. El resultado se medía según lo que se producía, y se funcionaba bajo una fuerte disciplina y control riguroso. Había que satisfacer las expectativas de los propietarios de ganar dinero y esa era la mayor motivación. Esta simple interpretación de la gestión que existía entonces sigue aún en pie, como un eco del pasado. Algunos empresarios siguen comportándose como si nada hubiese cambiado. Pero son los zarpazos de la realidad los que han hecho que los empresarios tengan en cuenta muchos otros factores, porque los mercados ya no crecen en función de la oferta, y hay que luchar en mercados muy competitivos y a veces poco recesivos interiormente, sin contar con los problemas de competencia de las empresas foráneas. La automatización, la informática, las nuevas tecnologías de la información y las crecientes expectativas de la sociedad han puesto al descubierto muchas carencias de los directivos españoles. La naturaleza de la gestión se ha hecho más compleja para actuar en función de una serie de prioridades, como es la de conseguir beneficios constantes, por encima de todas ellas.

Cualidades y conocimientos de un buen gestor

El gerente tiene una responsabilidad especial con sus subordinados, pero si aplica esta responsabilidad únicamente en términos de control y supervisión, no estará cumpliendo con ella. Tiene que establecer un sistema de interrelación. El personal deberá conocer con claridad qué se espera de ellos. El personal deberá participar directamente en la fijación de sus objetivos de trabajo. Esto propiciará la claridad y eficacia de la tarea que hay que desarrollar y hará que el subordinado se sienta más comprometido y dispuesto a colaborar. El personal deberá sentirse apoyado con los recursos físicos y humanos necesarios para lograr sus objetivos. El personal aportará y podrá desarrollar sus propios recursos personales para actuar con mayor eficacia. Por su parte, la empresa le ayudará a conseguirlo mediante el asesoramiento y los consejos permanentes e, incluso, con una formación adicional. El personal deberá recibir información coherente o comentarios críticos sobre su actuación. Si bien habrá que criticar a veces su actuación, esto le servirá de incentivo y no de amenaza coercitiva que pueda lesionar su autoestima. Conseguir estos objetivos en las relaciones personales y el respaldo sin límites de la dirección supone mayor recompensa que los meros incentivos económicos.

Actividad de índole empresarial que se propone mejorar la competitividad y la productividad de una compañía

Para que una gestión determinada sea óptima y por ende, dé buenos resultados no solamente deberá hacer mejor las cosas, sino que deberá mejorar aquellas cuestiones que influyen directamente en el éxito y eso será asequible mediante la reunión de expertos que ayuden a identificar problemas, arrojen soluciones y propongan nuevas estrategias, entre otras cuestiones.

La gestión de este tipo deberá considerar una serie de factores, entre ellos financieros, productivos y logísticos, por citar los más importantes. Los profesionales, individuos que se dedican a la gestión empresarial, deben sí o sí dominar todos estos condicionantes para poder triunfar en el tema y que la empresa que dirigen sea exitosa.

Preparación formal y experiencia

Debido a la relevancia de la que, hoy en día, dispone esta actividad dentro de las empresas, han proliferado las carreras que justo forman a profesionales en este asunto específico. Normalmente son las facultades de ciencias económicas y empresariales las que dictan este tipo de formación profesional. Ahora bien, no todos los factores que intervienen en la gestión empresarial se aprenden en el marco universitario formal; acompañando a la educación debe estar presente la experiencia que se ostente en el campo, y esta última es fundamental. Los conocimientos teóricos son importantísimos, pero la gestión empresarial, asimismo, atañe a otros tantos aspectos que están asociados a la planificación y a la toma de decisiones que están más bien vinculados a la práctica que se tenga en este campo, y ni hablar de la influencia de la personalidad que se demanda por parte de quienes tienen a cargo esta tarea, ya que se requieren una serie de condiciones de mando y de creatividad para poder llevarla a cabo de manera eficiente.

Funciones

Existen cuatro funciones fundamentales que la administración de la empresa deberá cumplir para lograr una gestión eficiente que produzca buenos resultados:

• La planificación, a partir de la cual se combinarán los recursos en orden para producir nuevos proyectos que puedan resultar redituables para la empresa.
• La organización, vital a la hora de agrupar todos aquellos recursos con los cuales cuenta la empresa para, tras tener una idea, promover que trabajen en conjunto y en línea para obtener de ellos un mejor aprovechamiento y así tan solo esperar los buenos resultados.
• La comunicación, o mejor dicho, un buen nivel de comunicación entre los administradores y los empleados; esto resulta ser imprescindible si se quiere disponer de un buen clima de trabajo y así aumentar la eficacia.
• El control de la gestión aplicado a la administración, porque solo así será posible cuantificar el progreso que, por ejemplo, ha observado el personal respecto de aquellos objetivos que se le marcaron al comienzo de una estrategia o plan. Y a esta altura de los acontecimientos no podemos soslayar que el panorama actual implica constantes cambios en los mercados, sumado también a los movimientos y desarrollos constantes que se producen en ámbitos como la tecnología y la comunicación, tan vinculados con la gestión empresarial, por caso, el contexto se va complejizando y así es que es necesario la implementación de nuevos modelos, más dinámicos, en materia de gestión y que justamente se adapten a estos cambios corrientes y de este modo poder competir con éxito en los mercados en los que se intervienen.

Véase también

En inglés: Business administration Facts for Kids