Getting Things Done para niños

Getting Things Done (GTD) es un método para organizar tus actividades y tareas. También es el título de un libro escrito por David Allen, que en español se conoce como «Organízate con eficacia».

La idea principal de GTD es que, si anotas todas tus tareas pendientes en un lugar seguro, tu mente se libera. Así, no tienes que recordar constantemente lo que debes hacer y puedes concentrarte mejor en realizar tus actividades.

¿Qué es el método GTD?

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, David Allen no se enfoca solo en decidir qué es lo más importante. En cambio, propone crear listas de tareas específicas para cada situación. Por ejemplo, puedes tener una lista para "llamadas telefónicas pendientes" o "recados que hacer en la ciudad". También sugiere que si una tarea nueva se puede completar en menos de dos minutos, ¡es mejor hacerla de inmediato!

La psicología detrás de GTD

El método GTD busca que sea muy fácil guardar, seguir y revisar toda la información sobre tus tareas. Allen explica que a menudo nos bloqueamos al hacer algo porque no lo hemos planeado lo suficiente. Por ejemplo, antes de empezar un trabajo, debemos saber qué queremos lograr y qué pasos hay que seguir.

Según Allen, es más práctico pensar en esto antes. Así, creas una lista de acciones que puedes hacer más tarde sin tener que volver a planificar mientras las realizas.

Allen también dice que nuestra memoria no es muy buena para recordar lo que necesitamos hacer justo en el momento y lugar adecuados. Por eso, tener un "sistema confiable externo" (como una agenda o una aplicación) que guarde tus "próximas acciones" según el lugar o la situación, te ayuda a recordarlas cuando de verdad puedes hacerlas. El libro Getting Things Done ofrece muchos consejos para aplicar este sistema.

David Allen resume su método así:

«Saca todo de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen, no cuando ya es tarde. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus próximas acciones en las categorías correctas. Mantén tu sistema al día, completo y revisado para saber qué opciones tienes sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.»

Principios clave de GTD

El método GTD se basa en cinco pasos principales:

Recopilar información

Este paso consiste en anotar en "cestas" o "cubos" externos todo lo que necesitas recordar, hacer o seguir. Estas "cestas" pueden ser correos electrónicos, grabadoras, cuadernos, o agendas electrónicas. El objetivo es "sacar" todas las ideas y tareas de tu mente y ponerlas en uno de estos lugares. Luego, debes procesar lo que has recopilado. Lo ideal es vaciar estas "cestas" al menos una vez a la semana.

Procesar las tareas

Cuando revises tu "cesta" de tareas, sigue este orden:

• Empieza siempre por el primer elemento.
• Procesa solo un elemento a la vez.
• No devuelvas ningún elemento a la "cesta" sin haberlo decidido.
• Si un elemento requiere una acción:

• Si te lleva menos de dos minutos, hazlo de inmediato.
• Si no es tu tarea, pídele a la persona adecuada que la haga.
• Si no puedes hacerla ahora, posponla para más tarde.

• Si un elemento no requiere una acción:

• Guárdalo como referencia si lo necesitas en el futuro.
• Deséchalo si no es importante.
• Déjalo a un lado si no puedes hacerlo en ese momento.

La "regla de los dos minutos" es muy útil: si una tarea toma menos de dos minutos, hazla al instante. Se llama "dos minutos" porque es más o menos el mismo tiempo que te tomaría decidir posponerla.

Organizar tus listas

Allen sugiere varias listas para llevar un control de tus tareas:

• Acciones próximas - Para cada tarea que necesita tu atención, decide cuál es el siguiente paso que debes dar. Por ejemplo, si la tarea es 'Escribir un informe', la próxima acción podría ser "Enviar un correo a Fred para reunirnos" o "Llamar a Jim para preguntar sobre los requisitos". Siempre hay un primer paso, y este debe estar en tu lista de acciones próximas. Es bueno organizar estas acciones según el lugar donde las puedes hacer: 'en la oficina', 'por teléfono' o 'en la tienda'.

• Proyectos - Cualquier tarea que no esté terminada y que necesite más de una acción para completarse se considera un 'proyecto'. Debes revisar estos proyectos regularmente para asegurarte de que cada uno tiene una próxima acción definida y que puedes llevarla a cabo.

Ejemplo de un diagrama de flujo para procesar y organizar tareas.

• En espera - Cuando le has pedido a alguien que haga una tarea o estás esperando que algo externo suceda antes de seguir con un proyecto, debes anotarlo aquí. Revisa esta lista a menudo para ver si ya puedes continuar o si necesitas enviar un recordatorio.

• Algún día/Quizá - Aquí pones cosas que te gustaría hacer, pero que no son posibles ahora mismo. Por ejemplo, 'aprender un nuevo idioma' o 'ir de vacaciones a un lugar especial'.

Un calendario es importante para tus citas y compromisos. Sin embargo, Allen recomienda usarlo solo para cosas que sí o sí deben hacerse en una fecha y hora específicas, como reuniones o citas. Las tareas que no tienen una fecha fija deben ir en la lista de acciones próximas.

La clave para organizar con GTD es tener un sistema de recordatorios fácil y simple. Puede ser incluso un trozo de papel. Si necesitas guardar documentos, ten un archivo solo para eso. Allen sugiere un sistema de archivo ordenado alfabéticamente para que sea rápido guardar y encontrar la información.

Revisar tus tareas

Tus listas de acciones y recordatorios no servirán de nada si no las revisas. Debes hacerlo al menos una vez al día o cada vez que tengas un momento libre. Con el tiempo, la energía y los recursos que tienes, decide cuál es la tarea más importante en ese momento y hazla. Si te dejas llevar, podrías terminar haciendo solo las tareas fáciles y dejando las difíciles. Para evitar esto, elige las acciones siguiendo el orden en que las procesaste desde tu bandeja de entrada.

El método GTD requiere que revises todas tus acciones, proyectos y elementos "en espera" al menos una vez a la semana. Así te aseguras de que todas las tareas nuevas o eventos futuros estén en tu sistema y que todo esté actualizado. Para ayudarte a recordar, Allen sugiere crear un archivo de carpetas con las tareas y proyectos más importantes.

Hacer las tareas

Un sistema de organización no es bueno si pasas más tiempo organizando que haciendo las tareas. David Allen dice que si simplificas el proceso de organización, será menos probable que te sientas abrumado o que dejes las cosas para después.

Herramientas y técnicas útiles

Una herramienta que David Allen sugiere es el "archivo de recordatorios" para organizar tus papeles, también conocido como '43 carpetas'. Doce carpetas se usan para cada mes y 31 carpetas adicionales para cada día del mes. Estas carpetas te ayudan a recordar qué actividades hacer en un día específico. Cada día, abres la carpeta del día actual, sacas los recordatorios y la mueves al mes siguiente. Esto te permite archivar recordatorios de forma muy sencilla. Por ejemplo, si tienes un concierto el día 12, pones los recordatorios en la carpeta del día 12. Cuando llegue ese día, los encontrarás. También puedes poner un recordatorio unos días antes para comprar las entradas o hablar con un amigo.

Detalle de '43 Folders'

También es útil anotar en papel la fecha y lo que ha pasado cada vez que haces un seguimiento de una actividad que depende de otras personas. Así, tienes un historial que te ayuda a saber si la otra persona ha cumplido con lo que se le pidió.

Otro sistema es usar las Tareas de Google. Puedes crear diferentes categorías o situaciones, como "hacer en casa", "oficina", "centro de la ciudad" o "ordenador". Cada día, puedes imprimir tus notas y escribir sobre ellas. Por la noche, actualizas la información en el servicio.

Existen también otras aplicaciones para usar el método GTD, como Getting Things GNOME! para el entorno de escritorio GNOME.

La popularidad de GTD

Getting Things Done es un título que también han usado otros libros sobre gestión del tiempo.

En 2005, la revista Wired llamó a GTD: "Un nuevo culto de la era de la información". Describió el gran entusiasmo por este método entre las personas que trabajan con tecnología y conocimiento. Las ideas de Allen se han hecho muy populares en internet, especialmente a través de blogs. Algunos seguidores de GTD prefieren usar herramientas simples y económicas, como cuadernos, en lugar de soluciones muy tecnológicas. Sin embargo, el propio David Allen usa dispositivos electrónicos para organizar sus tareas.

En 2005, Ben Hammersley entrevistó a David Allen para The Guardian. En el artículo, dijo: "Para mí, considerando que cientos de miles de personas en todo el mundo prestaron el libro a sus amigos con gran entusiasmo, las ideas de Allen representan un cambio muy importante."

En 2007, Time Magazine describió a Getting Things Done como el libro de autoayuda de su tiempo. Esto demuestra que las ideas de GTD son seguidas por un grupo muy grande de personas, no solo por unos pocos entusiastas.

Véase también

En inglés: Getting Things Done Facts for Kids