Orden de compra para niños

Una orden de compra es un documento muy importante que usan las empresas y las personas cuando quieren comprar algo que no se puede entregar de inmediato. Imagina que quieres comprar una bicicleta que no está en la tienda en ese momento, o un servicio que se realizará en el futuro. Con una orden de compra, el vendedor y tú se ponen de acuerdo por escrito sobre lo que vas a comprar, cuánto costará y cuándo lo recibirás.

Este documento es como un acuerdo formal. Desde el momento en que se firma, se considera que la venta ya está hecha. Es especialmente importante si se hace un pago por adelantado. Una orden de compra no es lo mismo que una cotización de precios. Una cotización solo te da información sobre el costo de algo, sin que tengas la obligación de comprarlo. La orden de compra, en cambio, es un compromiso.

Además de ser un acuerdo, la orden de compra ayuda a que tanto el comprador como el vendedor estén protegidos. Si algo no sale como se esperaba, como que no se entrega el producto o no se realiza el pago, este documento sirve como prueba. También ayuda a las empresas a organizar mejor sus productos y su dinero. Hoy en día, muchas órdenes de compra son electrónicas, lo que hace que todo sea más rápido y fácil.

¿Qué Información Contiene una Orden de Compra?

Las órdenes de compra suelen incluir varios datos importantes para que todo quede claro:

Detalles Clave para el Comprador y Vendedor

• Identificación del vendedor: Incluye el nombre de la empresa o persona que vende, su dirección y otros datos de registro.
• Fecha y número de la orden: Cada orden tiene una fecha y un número único para poder identificarla fácilmente.
• Descripción del producto o servicio: Se detalla exactamente qué se va a comprar.
• Precios y cantidades: Se especifica el precio de cada artículo, cuántos se compran y el precio total. También se indica si se aplica algún impuesto.
• Gastos adicionales: Si hay costos de envío u otros gastos, también se mencionan.
• Pagos: Se indica cuánto se ha pagado y cuánto queda por pagar.
• Fecha y lugar de entrega: Cuándo y dónde se entregará lo que se compró.
• Forma de pago: Cómo se realizará el pago (por ejemplo, con una transferencia o un cheque).
• Firmas: Tanto el vendedor como el comprador firman el documento para mostrar que están de acuerdo.
• Datos de contacto: La dirección, el teléfono y el correo electrónico de ambas partes.

¿Cómo se Usan las Copias de una Orden de Compra?

Normalmente, se hacen dos copias de la orden de compra:

• Original: Esta copia es para el vendedor. Le indica que debe preparar el pedido y que la venta está confirmada.
• Duplicado: Esta copia es para el comprador. Le sirve como un comprobante de lo que ha pedido.

Tener estas dos copias ayuda a que la comunicación entre el comprador y el vendedor sea clara y a que todos sepan cuáles son los términos de la compra y la entrega.

¿Por qué son Importantes las Órdenes de Compra?

Las órdenes de compra son muy útiles por varias razones:

• Para el comprador: Aunque no siempre se usa como prueba de lo que se pidió, es muy útil para llevar un control de los gastos y saber cuánto se ha gastado en cada compra.
• Para el vendedor: Le permite saber qué pedidos debe preparar y cuándo puede empezar a facturar (cobrar) por ellos.

Véase también

En inglés: Purchase order Facts for Kids