Acta de una reunión para niños
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Un acta de una reunión es un documento escrito muy importante. Su propósito es registrar todo lo que se habló y, sobre todo, los acuerdos que se tomaron en una reunión. Así, el acta sirve para confirmar lo que pasó y para que los acuerdos sean válidos.
Las reuniones donde se levantan actas pueden ser de muchos tipos. Por ejemplo, en una asamblea de un parlamento, en una institución pública o privada, en una asociación o en una comunidad de vecinos. Antes de la reunión, se debe enviar una invitación a todos los participantes. Esta invitación debe ser por escrito y con tiempo, e incluir los temas a tratar, que se llaman el "orden del día".
Aunque a veces son documentos sueltos, las actas casi siempre se guardan en un libro de actas. Este libro tiene sus páginas numeradas y está organizado para que todo quede registrado de forma oficial.
Existen actas con formatos especiales. Por ejemplo, las actas de reuniones científicas registran las presentaciones de los expertos. También hay actas de evaluación que certifican datos importantes y son firmadas por todos los participantes.
Un acta nos da una idea clara de cómo fue la reunión. Incluye una lista de los asistentes y los temas que se propusieron. También registra las respuestas y, lo más importante, las decisiones y acuerdos que se tomaron. Esto puede incluir nombramientos, aprobación de presupuestos o cambios en las reglas de una organización.
Contenido
¿Cómo se prepara un acta?
Durante o después de la reunión, una persona encargada, que suele ser el secretario, toma notas de lo más importante. Luego, redacta el acta. A veces, se usan grabadoras o expertos en taquigrafía (escritura rápida) para no perder ningún detalle.
Las actas no suelen ser muy largas. Se enfocan en los puntos clave y los acuerdos. No suelen ser una transcripción palabra por palabra de todo lo que se dijo. Sin embargo, en algunos casos, como los debates de los parlamentos, sí se registra todo lo comentado. A estos documentos se les llama "diario de sesiones".
Las actas de muchas entidades, como los ayuntamientos o instituciones públicas, son documentos legales importantes. Deben conservarse por mucho tiempo. Algunas actas registran acuerdos históricos, como las actas de independencia de países o las actas de fundación de organizaciones.
Actas en instituciones públicas
La mayoría de las reuniones de organismos públicos o del gobierno siguen reglas específicas. A menudo, se registra lo que dicen los asistentes, ya sea palabra por palabra o como un resumen. Esto es común en instituciones que crean leyes o administran temas importantes, como los parlamentos o los ayuntamientos. En otros tipos de reuniones públicas, como las de escuelas o empresas del gobierno, no siempre es necesario registrar cada comentario.
Actas en instituciones privadas
Las reuniones de organizaciones privadas, como clubes deportivos, empresas, asociaciones o comunidades de vecinos, también tienen sus actas. En ellas se detallan los acuerdos que se tomaron. En las empresas grandes, se suelen levantar actas de las asambleas de accionistas, de las reuniones de la junta directiva y de los comités de dirección.
Formato de un acta
Aunque hay diferentes modelos, las actas suelen empezar con el nombre de la entidad que se reúne. También se indica el lugar, la fecha, la lista de asistentes y la hora en que el presidente inició la sesión.
Por ejemplo:
- "En la ciudad de Madrid, siendo las 12:00 horas del día 12 de diciembre de 2009, se reúne en sesión ordinaria el Claustro de profesores del Instituto de Educación Secundaria "Reino de España", en la Biblioteca del centro, presidido por la directora y con la asistencia de los profesores indicados al margen, para tratar los asuntos incluidos en el siguiente
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- ORDEN del DÍA
- 1. Lectura y aprobación, si procede, del acta de la sesión anterior.
- 2. Informe de la Directora.
- 3. Debate y, en su caso, aprobación del...
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Después de la introducción, el acta registra lo que se dijo y acordó en la reunión. Normalmente, sigue el orden en que ocurrieron las cosas. Como la función principal del acta es registrar las decisiones, todas las decisiones oficiales deben incluirse. Si se hace una propuesta, se debe registrar si fue aceptada o rechazada. También se puede incluir el número de votos.
A veces, se resume mucho lo que se habló. Por ejemplo, se puede decir: "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discutió el tema legal sin llegar a un acuerdo".
Las actas suelen terminar con la hora en que finalizó la reunión.
Aprobación del acta
Una vez que el acta está lista, se envía una copia a los asistentes. Ellos pueden revisar el acta y señalar si no están de acuerdo con algo. Al final de esa misma reunión, o al principio de la siguiente, se lee el acta. Esto sirve para revisarla y decidir si se aprueba de forma definitiva. El acta debe llevar la firma del secretario y de la persona que convocó la reunión, y a veces, la de todos los asistentes.
Si los miembros del grupo están de acuerdo en que el acta refleja lo que pasó, se aprueba. El hecho de que se aprobó se registra en el acta de la reunión actual. Si hay errores importantes, el acta siguiente debe incluir las correcciones o aclaraciones. Las actas no se rehacen, ya que son un registro fiel de lo que se trató. Sin embargo, se pueden hacer cambios pequeños de inmediato, y el acta modificada se puede aprobar "en su versión modificada".
Véase también
En inglés: Minute Facts for Kids
