Secretario (administración) para niños
Un secretario o secretaria es una persona que ayuda a organizar y gestionar las tareas de una oficina o de alguien importante. Su trabajo es muy valioso porque se encarga de asuntos que necesitan ser tratados con cuidado y de forma confidencial. Piensa en ellos como los asistentes de personas con responsabilidades importantes, como presidentes o directores de grandes empresas.
En algunos países, especialmente en el mundo anglosajón o latinoamericano, la palabra "secretario" también se usa para nombrar a un ministro de gobierno. Por ejemplo, un "secretario de Estado" es un alto cargo en el gobierno. Muchas organizaciones grandes también tienen un "secretario general", que es la persona encargada de la administración principal.
Los secretarios pueden tener diferentes niveles de responsabilidad. Algunos son auxiliares administrativos, que hacen tareas básicas de oficina. Otros son secretarias ejecutivas, que trabajan directamente con los líderes de las empresas y tienen un papel más importante.
Las funciones de un secretario están relacionadas con el trabajo de oficina y la organización:
- Recibir y organizar documentos.
- Atender llamadas telefónicas y visitas.
- Mantener los archivos en orden.
- Hacer cálculos sencillos.
- Dar información sobre el departamento en el que trabajan.
- Estar al tanto de los trámites y expedientes.
- Mantener la agenda de reuniones y contactos actualizada.
- Conocer los departamentos de las instituciones públicas con los que se relacionan.
- Saber usar equipos de oficina como calculadoras, fotocopiadoras y ordenadores con sus programas.
- Conocer las normas de protocolo para eventos y reuniones importantes.
En resumen, un secretario ayuda a la persona con la que trabaja a gestionar su tiempo. Así, el directivo puede concentrarse en tomar decisiones importantes para el progreso de la compañía.
Contenido
El rol del secretario en las instituciones públicas
Los secretarios pueden trabajar en muchos lugares, como empresas privadas, instituciones públicas o cualquier otro sitio donde se necesiten sus habilidades.
¿Qué se necesita para ser secretario en instituciones públicas?
Para trabajar en las instituciones públicas, además de las habilidades generales, se necesitan otras características. Estas están escritas en las leyes de cada país o región. Para conseguir un puesto, es necesario pasar pruebas. Estas pruebas pueden incluir preguntas, ejercicios prácticos o demostrar habilidad con la tecnología actual, como la mecanografía o el uso de programas de ordenador. Esto asegura que la persona tiene la capacidad necesaria para el trabajo. Una ventaja de trabajar en instituciones públicas es que, por lo general, es un trabajo estable para toda la vida.
Secretarios a distancia: ¿Qué son los asistentes virtuales?
Además de los secretarios que trabajan de forma presencial en una oficina, también existen los que lo hacen a distancia. A estos se les llama secretarios online o asistentes virtuales. Ellos ofrecen sus servicios por horas o por proyectos. Suelen ser profesionales con conocimientos avanzados en nuevas tecnologías, idiomas, marketing o la organización de eventos.
Secretarios en el gobierno del Reino Unido
En el gobierno del Reino Unido, los secretarios ocupan puestos muy importantes. Por ejemplo, los títulos de los ministros más relevantes suelen incluir la palabra "secretario". Existen diferentes tipos de secretarios, como el principal private secretary o el private secretary. También está el parliamentary private secretary (PPS), que es un cargo para los diputados que podrían ser ministros en el futuro.
Galería de imágenes
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Auxiliar administrativa en el norte de México.
Véase también
En inglés: Secretary Facts for Kids
