Inventario para niños

El inventario es una lista detallada y organizada de todos los bienes y productos que tiene una empresa o una persona en un momento específico. Imagina que es como hacer una lista de todo lo que tienes en tu habitación, pero para una tienda o una fábrica.

Antes, estas listas se hacían a mano en papel. Hoy en día, la mayoría de las empresas usan computadoras y bases de datos para llevar un control centralizado de sus inventarios. Sin embargo, algunas tiendas pequeñas todavía usan papel.

Un inventario es:

• Detallado: Porque explica las características de cada cosa que se tiene. Por ejemplo, no solo "camisetas", sino "camisetas azules, talla M".
• Ordenado: Porque agrupa los bienes de forma lógica, como por categorías o tipos.
• Valorado: Porque se le asigna un valor en dinero a cada cosa. Así se sabe cuánto vale todo el inventario.

¿Para qué sirve el inventario?

El inventario es muy importante para las empresas porque les ayuda a saber qué tienen disponible para vender o para usar en la fabricación de productos.

Controlar lo que se tiene

Las empresas necesitan saber cuántos productos tienen listos para la venta o cuánta materia prima (materiales básicos) tienen para fabricar más cosas. Esto les permite planificar mejor su producción y sus ventas.

Evitar problemas de escasez o exceso

Tener un buen control del inventario ayuda a evitar dos problemas principales:

• Falta de productos: Si una empresa no tiene suficientes productos, no puede venderlos y pierde clientes.
• Exceso de productos: Si una empresa tiene demasiados productos, estos pueden ocupar mucho espacio, dañarse o volverse viejos, lo que genera gastos.

La filosofía "Justo a tiempo"

Algunas empresas usan una idea llamada "justo a tiempo". Esto significa que intentan tener la menor cantidad de inventario posible. La idea es que los materiales lleguen justo cuando se necesitan para producir, y los productos se fabriquen justo cuando los clientes los van a comprar. Así se reducen los costos de almacenamiento.

Tipos de inventarios

Existen diferentes tipos de inventarios, dependiendo de cuándo se hacen o qué tipo de bienes incluyen:

• Inventarios finales: Se hacen al final de un periodo de tiempo, como al cerrar el año de la empresa (normalmente el 31 de diciembre).
• Inventarios periódicos: Se hacen cada cierto tiempo, por ejemplo, cada mes o cada tres meses.
• Inventarios iniciales: Se hacen al principio de un periodo, como el 1 de enero, para saber con qué se empieza.
• Inventarios de materias primas: Incluyen los materiales básicos que se necesitan para fabricar productos, pero que aún no han sido transformados. Por ejemplo, la tela para hacer ropa.
• Inventarios de productos terminados: Son los productos que ya están listos para ser vendidos a los clientes.
• Inventario físico: Es cuando se cuenta y se revisa cada artículo en la empresa para asegurarse de que coincide con lo que dicen los registros.
• Inventario en tránsito: Son los materiales o productos que ya se compraron, pero que todavía están en camino desde el proveedor a la empresa.
• Inventario disponible: Es la cantidad de productos que están listos para ser usados o vendidos en ese mismo momento.
• Inventario en cuarentena: Son productos que deben esperar un tiempo antes de poder ser usados, quizás para asegurarse de que están en buen estado o para cumplir con alguna norma.
• Inventario sorpresa: Es una revisión inesperada de los bienes de una empresa, sin avisar antes. Su objetivo es comprobar que los registros coinciden con la realidad y detectar posibles errores.

¿Por qué las empresas mantienen inventario?

Las empresas tienen varias razones para guardar productos o materiales:

• Reducir costos de pedido: Si se piden grandes cantidades de materiales, se hacen menos pedidos y se ahorra en los gastos de envío y procesamiento de cada orden.
• Evitar quedarse sin productos: Tener un poco de inventario extra, llamado "inventario de seguridad", ayuda a que la producción no se detenga o a que los clientes siempre encuentren lo que buscan.
• Aprovechar descuentos: A veces, los proveedores ofrecen precios más bajos si se compran grandes cantidades de materiales.

¿Por qué las empresas no quieren tener mucho inventario?

Aunque tener inventario es útil, también tiene desventajas:

• Costo de almacenamiento: Guardar productos cuesta dinero. Hay que pagar por el espacio (alquiler), la luz, la limpieza, el seguro y el personal que lo maneja.
• Dificultad para adaptarse: Si hay mucho inventario, es más difícil cambiar rápidamente la producción si los clientes piden algo diferente o si las tendencias cambian.
• Productos defectuosos: Si se produce una gran cantidad de un producto y resulta que tiene un defecto, se acumula mucho inventario que no sirve.

Costos del inventario

Cuando una empresa maneja inventario, hay diferentes tipos de costos:

Costo de pedido

Es el dinero que se gasta cada vez que se hace una orden para reponer el inventario. Esto incluye el costo del papel, las llamadas telefónicas o el tiempo de las personas que preparan el pedido.

Costo de almacenamiento

Es el dinero que se gasta para guardar y mantener el inventario en buen estado. Esto incluye el alquiler del almacén, la limpieza, la seguridad y el dinero que está "parado" en los productos guardados.

Costo total del inventario

El costo total del inventario es la suma del costo de hacer los pedidos y el costo de almacenar los productos durante un tiempo.

Gestión de inventarios

La gestión de inventarios se trata de responder a dos preguntas clave: ¿cuánto pedir? y ¿cuándo pedir? El objetivo es encontrar el equilibrio para que los costos sean lo más bajos posible.

Existen modelos y métodos que ayudan a las empresas a decidir la cantidad ideal de productos a pedir y el momento adecuado para hacerlo. Estos modelos buscan minimizar los gastos relacionados con el inventario.

Clasificación ABC de los materiales

El sistema ABC es una forma de clasificar los materiales de un inventario según su valor económico. Ayuda a las empresas a saber a qué productos deben prestar más atención:

• Materiales A: Son pocos en cantidad (aproximadamente el 20% de los materiales), pero representan la mayor parte del valor del inventario (alrededor del 75%). Son los más importantes y deben controlarse muy de cerca.
• Materiales B: Son una cantidad intermedia (aproximadamente el 30% de los materiales) y representan un valor intermedio (alrededor del 20%).
• Materiales C: Son muchos en cantidad (aproximadamente el 50% de los materiales), pero su valor es bajo (alrededor del 5%). Son menos críticos, pero igual necesitan control.

Este sistema ayuda a las empresas a enfocarse en los productos más valiosos para gestionarlos de forma más eficiente.