Sistema de información para niños

Un sistema de información es como un equipo organizado de personas, reglas y herramientas que trabajan juntas para lograr un objetivo común.

En el mundo de la informática, los sistemas de información son muy útiles. Ayudan a las empresas y organizaciones a manejar, guardar, encontrar, procesar y compartir datos importantes. Esto es clave para que puedan funcionar bien y tomar las mejores decisiones.

La gran ventaja de un sistema de información es que puede organizar una enorme cantidad de datos. Los procesa de forma especial para cada área de una organización, y así produce información clara y útil. Con esta información, es mucho más fácil decidir qué hacer.

Un buen sistema de información se reconoce por su diseño, lo fácil que es de usar, su flexibilidad y cómo ayuda a tomar decisiones importantes. También es bueno que mantenga la información organizada y relevante.

Todos los elementos de un sistema de información trabajan juntos para transformar los datos (tanto los que se manejan a mano como los que se procesan con computadoras) en información más completa. Luego, esta información se comparte de la mejor manera posible dentro de la organización, siempre pensando en sus metas.

A veces, la gente usa "sistema de información" como si fuera lo mismo que "sistema informático". Esto pasa porque la mayoría de los sistemas de información usan muchas computadoras y programas. Pero, en realidad, un sistema de información no siempre necesita computadoras, aunque hoy en día casi todos las usan. Podríamos decir que los sistemas informáticos son un tipo específico de sistemas de información.

¿Qué es un Sistema de Información?

Un sistema de información se puede entender como el conjunto de tecnologías, procesos, programas y herramientas que están disponibles para las personas en una organización. Todo esto se basa en cómo se realizan las tareas y procesos dentro de esa organización.

Partes de un Sistema de Información

Un sistema de información necesita que varias partes trabajen juntas para funcionar bien:

• El hardware: Son los equipos físicos, como computadoras y servidores, que se usan para procesar y guardar los datos.
• El software: Son los programas y las instrucciones que se usan para transformar los datos y obtener información útil.
• Los datos: Son la información básica que representa las actividades de una empresa u organización.
• La red: Es lo que permite que las computadoras y otros dispositivos compartan recursos y se comuniquen entre sí.
• Las personas: Son quienes desarrollan, mantienen y usan el sistema.

En resumen, los sistemas de información son una mezcla de tres elementos principales: las personas, los procesos de trabajo y la tecnología.

Usos de los Sistemas de Información

Ejemplo de un sistema de información.

El término "sistemas de información" es muy amplio y tiene diferentes significados según el área donde se use. Aquí te mostramos algunos ejemplos:

• En geografía y mapas: Un Sistema de Información Geográfica (SIG) sirve para guardar, editar, analizar y mostrar información que tiene que ver con lugares específicos. Se usa en muchas áreas, desde el estudio de la naturaleza hasta las ciencias sociales.
• En informática: Un sistema de información es cualquier sistema que se usa para obtener, guardar, manejar, controlar, procesar o enviar datos. Su objetivo es satisfacer una necesidad de información.
• En matemáticas: Hay conceptos más avanzados, como los sistemas de información de atributo-valor o los sistemas de información Scott, que son estructuras matemáticas especiales.
• En el estudio del conocimiento: Un sistema de información tiene tres partes: la humana, la tecnológica y la organizacional. La información se ve en tres niveles:
  • Los datos que una computadora puede procesar.
  • Cuando una persona entiende esos datos, se convierten en información.
  • La información se vuelve conocimiento cuando la persona la evalúa y la usa para una tarea específica.
• En seguridad informática: Un sistema de información se describe por su estructura (cómo se conecta con el exterior y dónde guarda los datos) y su comportamiento (cómo envía mensajes y ofrece servicios).
• En sociología: Los sistemas de información son sistemas sociales. Esto significa que su funcionamiento está muy influenciado por los objetivos, valores y creencias de las personas y grupos que los usan, además de la tecnología.
• En la teoría de sistemas: Un sistema de información es un sistema, ya sea automático o manual, que incluye personas, máquinas y formas organizadas de recolectar, procesar y compartir datos para que el usuario tenga información.

Cómo Funcionan los Sistemas de Información

Un sistema de información realiza cuatro actividades principales para producir la información que las organizaciones necesitan. Esta información les ayuda a tomar decisiones, controlar sus operaciones, resolver problemas y crear cosas nuevas.

1. Recopilación: El sistema recoge datos básicos tanto de dentro de la organización como de fuera. 2. Almacenamiento: Guarda la información recogida de una manera organizada. 3. Procesamiento: Transforma esos datos iniciales en algo más útil y con significado. 4. Distribución: Envía la información ya procesada a las personas o áreas que la necesitan.

Los sistemas de información también necesitan recibir comentarios. Esto es cuando la información procesada se envía de vuelta al personal adecuado para que puedan revisar si todo va bien o si necesitan corregir algo en la etapa inicial.

Es importante evaluar los sistemas de información. Se puede ver si son útiles (si mejoran el trabajo de las personas) o si tienen buena calidad (si son fáciles de usar, confiables y flexibles). También se evalúa la calidad de la información que dan (si es relevante, fácil de entender, completa y llega a tiempo).

El Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Para crear un sistema de información, se siguen unos pasos básicos:

• Conocer la organización: Primero, se analiza cómo funciona la organización y quiénes usarán el nuevo sistema.
• Identificar problemas y oportunidades: Se buscan las situaciones que la organización tiene y que se pueden mejorar o aprovechar. También se ven las limitaciones.
• Determinar las necesidades: Se averigua qué información es importante para el sistema que se va a crear.
• Diagnóstico: Se hace un informe con lo bueno y lo malo de la organización. Esto ayuda a diseñar el sistema.
• Propuesta: Con toda la información, se presenta una propuesta formal a la organización. Incluye el presupuesto y los beneficios.
• Diseño del sistema: Una vez que el proyecto es aprobado, se crea el diseño lógico del sistema. Esto incluye cómo fluirá la información y qué procesos se harán. También se elige la tecnología y el lenguaje de programación.
• Codificación: El diseño se convierte en un programa usando un lenguaje de programación. Así, la computadora puede entenderlo y ejecutarlo.
• Implementación: Se instalan los equipos, las redes y el programa creado.
• Mantenimiento: Después de que el sistema está funcionando, se le da soporte. Esto puede incluir corregir errores, mejorarlo o adaptarlo a nuevos entornos.

Tipos de Sistemas de Información

Los sistemas de información se usan principalmente para mejorar las actividades de una organización, hacerla más productiva y darle ventajas sobre otras. Una forma general de clasificarlos es:

• Sistemas que ayudan a competir.
• Sistemas que fomentan la cooperación.
• Sistemas que cambian la forma de trabajar de un negocio.

Esta clasificación es muy amplia. En la práctica, un sistema puede cumplir varias de estas características. A continuación, veremos clasificaciones más específicas.

Sistemas de Información en las Empresas

Modelo de la pirámide.

Una forma común de clasificar los sistemas de información en las empresas se basa en la estructura de la organización, como un modelo de pirámide. Según su función o quién los usará, pueden ser:

• Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): Manejan la información de las operaciones diarias de una empresa, como ventas o compras.
• Sistemas de Información Gerencial (MIS): Ayudan a resolver problemas generales de la empresa.
• Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS): Son herramientas que analizan diferentes datos para ayudar a tomar decisiones importantes.
• Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Son para los directivos. Les permiten ver rápidamente cómo va la empresa, usando información interna y externa. En este nivel, los sistemas manejan información estratégica.

Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.

Estos sistemas no aparecieron todos al mismo tiempo. Los TPS fueron los primeros, en los años 60. Con el tiempo, otros sistemas fueron evolucionando. Los primeros sistemas suelen dar información a los siguientes, a medida que la organización crece.

• Sistemas Expertos (SE): Intentan imitar cómo pensaría un experto en un tema específico.
• Sistemas de Planificación de Recursos (ERP): Ayudan a planificar todos los recursos de una organización. Por ejemplo, en una fábrica, ayudan a saber cuánta materia prima se necesita para producir ciertos productos. Integran la información y los procesos de toda la organización en un solo sistema.
• Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS): Son programas que ayudan en el trabajo diario de los empleados de oficina.

Los Sistemas Expertos fueron los últimos en desarrollarse, alcanzando su mayor uso en los años 90.

Sistemas de Información Estratégicos

Estos sistemas usan la tecnología para apoyar o dar forma a la estrategia de una organización. Su objetivo es ayudar a la empresa a ser más competitiva o a mantener una ventaja sobre sus rivales.

Su función principal es crear una diferencia que haga que la organización sea más atractiva para los clientes. Por ejemplo, hace años, los bancos que ofrecieron cajeros automáticos primero tuvieron una ventaja. Hoy en día, cualquier banco necesita tener cajeros automáticos para competir. En este sentido, los cajeros automáticos se consideran sistemas de información estratégicos.

Estos sistemas buscan ventajas que los competidores no tienen, como menores costos o servicios únicos para clientes y proveedores. También apoyan la creación de nuevos productos. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo que no son fáciles de comprar ya hechos. Algunas de sus características son:

• Cambian mucho el rendimiento de un negocio.
• Ayudan a lograr una meta importante.
• Generan cambios fundamentales en cómo se dirige una empresa, cómo compite o cómo interactúa con clientes y proveedores.

Si una empresa tiene recursos tecnológicos únicos y es difícil para sus competidores obtenerlos o usarlos, estos recursos pueden ser una fuente de ventaja competitiva duradera.

Clasificación por Entorno de Aplicación

• Entorno de decisión: Aquí es donde se toman las decisiones. Todos los sistemas de información de una organización deben ayudar en esta tarea. Los DSS son los que más se encargan de esto.
• Entorno transaccional: Una transacción es un evento que crea o cambia datos. En este entorno, lo importante es cómo se modifican los datos una vez que la transacción ha terminado. Los TPS son los sistemas típicos de este entorno.

Aplicación de los Sistemas de Información

Los sistemas de información se encargan de cómo se desarrolla, usa y administra la tecnología de la información en una organización.

En la era actual, el enfoque de las empresas ha cambiado. Ahora, lo más importante no es solo el producto, sino el conocimiento. El mercado compite en términos de procesos e innovación. El énfasis ha pasado de la cantidad y calidad de la producción al proceso de producción en sí y a los servicios que lo acompañan.

Hoy en día, el mayor valor de una empresa es su información: el conocimiento de su personal, su experiencia, sus ideas y sus innovaciones. Para competir, las organizaciones necesitan una infraestructura de información sólida, y en el centro de ella está la tecnología de la información. Por eso, los sistemas de información se enfocan en mejorar el uso de la tecnología para que la información fluya bien dentro de la organización.

Un sistema de información debe ofrecer todos los datos de forma completa, en una estructura fuerte, flexible para futuros cambios y uniforme.

Los rápidos avances en la tecnología de la información han hecho que los expertos se preocupen por la privacidad de la información. La privacidad se define como la capacidad de controlar la información sobre uno mismo. Es importante que los sistemas de información ayuden a proteger los datos personales.

Estudio de los Sistemas de Información

El estudio de los sistemas de información se enfoca en cómo se usa la tecnología de la información en las organizaciones, instituciones y en la sociedad en general.

Véase también

En inglés: Information system Facts for Kids

• Historia clínica electrónica
• Ingeniería en sistemas de información
• Planificación de sistemas informáticos
• Sistemas de información hospitalaria
• Privacidad