Sistema de información gerencial para niños
Un Sistema de Información Gerencial (SIG), también conocido como Management Information System (MIS) en inglés, es un sistema que usa computadoras para ayudar a las empresas a organizar y entender su información. Imagina que es como un cerebro digital que recoge datos de diferentes partes de una empresa.
El objetivo principal de un SIG es dar una visión clara de cómo está funcionando una empresa. Muestra cómo van las operaciones diarias para que los líderes puedan tomar decisiones importantes. Les ayuda a controlar, organizar, planificar y dirigir mejor el negocio.
Los SIG son el resultado de la colaboración entre personas, tecnología y procedimientos. Son diferentes de otros sistemas de información porque usan datos de las actividades diarias de la empresa para analizar y ayudar a tomar decisiones. En el mundo académico, este término se usa mucho para hablar de cómo se maneja la información para apoyar la toma de decisiones, como los sistemas que ayudan a decidir o los sistemas para ejecutivos.
Contenido
Otros nombres para un SIG
En inglés, estos sistemas se llaman management information system. Por eso, existen varios nombres en español que vienen de diferentes traducciones. Algunos de ellos son:
- Sistema de Información Administrativa (SIA)
- Sistema de Información para la Administración (SIA)
- Sistema de Información Gerencial (SIG)
- Sistema de Información para la Gestión (SIG)
¿Qué es y cómo se forma un SIG?
Un SIG es como un equipo donde trabajan juntos el ser humano y la máquina. Esto significa que algunas tareas las hace mejor una persona, mientras que otras las hace muy bien la computadora. Su propósito es dar información que ayude en las operaciones, la administración y la toma de decisiones en una empresa.
Este sistema usa computadoras y programas especiales, junto con procedimientos, manuales y modelos para analizar, planificar, controlar y decidir. También utiliza bases de datos, que son como grandes archivos donde se guarda toda la información.
Características principales de un SIG
Las características más importantes de un SIG son:
- Produce informes (anuales, semestrales, trimestrales o mensuales) con un formato ya establecido.
- Permite hacer consultas que se pueden imprimir o ver en la pantalla.
- Utiliza datos internos de las operaciones de la empresa. Estos datos se guardan en las bases de datos de otros sistemas que registran las transacciones diarias.
Algunos ejemplos claros de SIG son los sistemas para las ventas, los de tesorería (manejo del dinero), los de recursos humanos (personal) o los de control de inventarios (productos en almacén).
¿Para qué sirve un SIG?
Un SIG y los sistemas relacionados ayudan a resolver problemas de dos maneras principales:
- Recursos de información para toda la organización: El SIG es un esfuerzo de toda la empresa para dar información importante que ayude a tomar decisiones. Es un compromiso formal de los líderes para usar las computadoras en beneficio de los gerentes. Esto prepara el camino para que la empresa mejore en otras áreas relacionadas con los sistemas de información.
- Identificación y comprensión de problemas: La idea principal del SIG es mantener un flujo constante de información para el gerente. El gerente usa el SIG para encontrar problemas actuales o urgentes. Luego, lo usa para entender esos problemas, descubriendo qué los causó y dónde se encuentran.
Tipos de informes en un SIG
Existen tres tipos de informes que un SIG puede generar:
- Informes programados: Son informes que se crean de forma regular, como cada semana o cada mes. Muestran los resultados de las operaciones y cómo está la empresa.
- Informes por demanda: Son informes que se generan solo cuando un administrador o alguien que toma decisiones necesita una información específica. No se hacen automáticamente, sino que se crean cuando alguien los pide.
- Informes por excepción: Son informes que se generan en el momento en que ocurre una situación importante o crítica. En estos casos, se necesita información adicional sobre ese evento especial.
Planificación y control con un SIG
Todas las funciones de un gerente (planificar, organizar, dirigir y controlar) son necesarias para que una empresa funcione bien. Los Sistemas de Información Gerencial son muy importantes para apoyar estas funciones, especialmente la planificación y el control. La información que el SIG proporciona debe cumplir con cuatro puntos clave:
- Calidad: La información debe ser verdadera y reflejar la realidad.
- Oportunidad: Las correcciones deben hacerse a tiempo, antes de que un problema se haga más grande.
- Cantidad: Los gerentes necesitan suficiente información para decidir bien, pero no tanta que los confunda o les impida actuar.
- Relevancia: La información debe ser útil y estar relacionada con las tareas y responsabilidades del gerente.
Pasos para analizar un SIG
Para entender y mejorar un SIG, se pueden seguir estos pasos:
- Identificar a todas las personas que usan o deberían usar la información (profesionales, trabajadores, supervisores, administradores, etc.).
- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la empresa o departamento.
- Identificar la información necesaria para que las personas trabajen de forma efectiva y eficiente, y eliminar la información que se recoge pero no se usa.
- Determinar qué formularios y procedimientos actuales para recoger, registrar, organizar, analizar y dar la información son sencillos y útiles, y cuáles necesitan mejorar.
- Revisar los formularios y procedimientos existentes que necesitan mejorar, o crear nuevos si es necesario.
- Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para organizar, analizar y presentar la información, para que sean más útiles.
- Crear procedimientos para asegurarse de que los datos sean correctos.
- Capacitar y supervisar al personal para que usen bien los nuevos formularios y herramientas para manejar la información.
- Optimizar el sistema, preguntando qué información es clave, qué observar y qué verificar.
Una estructura en forma de pirámide
Un SIG se puede ver como una pirámide con diferentes niveles de información:
- La parte de abajo de la pirámide tiene la información sobre las transacciones diarias, como las ventas o los pagos.
- El siguiente nivel tiene la información para controlar las operaciones diarias.
- El tercer nivel agrupa la información para ayudar en la planificación a mediano plazo y en el control de la administración.
- El nivel más alto tiene la información necesaria para la planificación a largo plazo y para definir las reglas generales de la empresa, que son tareas de los líderes más importantes.
Historia de los SIG
En la década de 1960, cuando las computadoras empezaron a usarse en los negocios, se programaron para ayudar a resolver problemas y tomar decisiones. Así surgieron los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones Administrativas (MIS, por sus siglas en inglés).
Estos sistemas usaban la información más básica para crear informes administrativos, hacer gráficos o mostrar las tendencias de la empresa. También servían para comparar cómo estaba funcionando la empresa con lo que se había planeado.
Más tarde, surgieron sistemas más avanzados que no solo presentaban informes, sino que también ayudaban a encontrar soluciones a los problemas y apoyaban directamente al administrador en la toma de decisiones.
Véase también
En inglés: Management information system Facts for Kids
- Planificación de recursos empresariales
- Sistemas de información hospitalaria
