Migración de datos para niños

La migración de datos es como mover tus juguetes de una caja a otra, pero con información digital. Consiste en transferir archivos y datos de un lugar a otro, por ejemplo, de un programa antiguo a uno nuevo, o de un tipo de almacenamiento a otro. Al hacer esto, la información se adapta para que pueda ser usada en el nuevo sistema o equipo.

Este proceso es muy importante cuando se instala un sistema informático nuevo, se actualiza uno existente o se unen varios sistemas. Es diferente de simplemente copiar datos de un disco a otro, que se llama "refresco". La migración implica transformar la forma en que los datos están organizados para que funcionen bien con la nueva tecnología.

Hay muchas razones para migrar datos, como:

• Guardar la información a largo plazo.
• Compartir contenidos más fácilmente.
• Mejorar el funcionamiento de los sistemas.
• Cumplir con nuevas necesidades de los usuarios o programas.
• Hacer que diferentes sistemas puedan trabajar juntos.
• Actualizar a versiones más nuevas de programas.
• Estandarizar la tecnología que se usa.
• Reducir costos al usar programas gratuitos.
• Manejar un mayor volumen de datos.
• Adaptarse a nuevos procesos de trabajo.
• Mejorar la seguridad de la información.

Tipos de migración de datos

Los datos pueden venir de muchos programas, guardarse en diferentes lugares (como archivos, servidores o bases de datos) y usarse en distintos procesos. Por eso, la forma de migrar los datos depende de lo que se necesite. Aquí te explicamos cuatro tipos principales:

Migración de almacenamiento

A veces, se necesita cambiar el lugar donde se guardan los datos, como pasar de un tipo de disco duro a otro más moderno o eficiente. Esto puede ser para que los datos estén disponibles en cualquier lugar o para que se puedan ver en internet. En este tipo de migración, los datos se mueven de un dispositivo a otro. Generalmente, el formato de los datos no cambia, y el proceso suele ser sencillo y sin problemas.

Migración de bases de datos

Una base de datos es como un gran archivo organizado donde se guarda mucha información. A veces, es necesario cambiar de un tipo de base de datos a otro, o actualizar la versión del programa que la maneja. Por ejemplo, si una empresa empieza usando una base de datos sencilla como Access y luego necesita algo más potente, podría cambiarse a Oracle o SQL Server.

Cuando esto sucede, los datos deben transformarse para que el nuevo sistema los entienda. Esto puede implicar crear nuevas tablas, modificar las existentes o cambiar cómo se guardan ciertos tipos de datos, como fechas, números o textos largos. Es un proceso delicado, especialmente con datos como imágenes, ya que cada sistema los maneja de forma diferente.

La mayoría de los programas de bases de datos tienen herramientas para ayudar con la migración. Sin embargo, es muy importante hacer pruebas antes de migrar los datos de verdad. Así se asegura que no haya errores ni se pierda información. Una migración mal hecha podría dañar toda la información de una empresa.

Técnicas para migrar bases de datos

• Planificación: Es clave planificar y analizar bien el trabajo. Aunque parezca que lleva tiempo, ayuda a que la migración sea exitosa y evita errores costosos.
• Contador de registros: Si la migración se hace manualmente, es bueno contar cuántos datos se insertaron correctamente y cuántos no. La suma de ambos debe ser igual al número original de datos.
• Mapeo de tipos de datos: Algunos sistemas no soportan ciertos tipos de datos. Por eso, hay que planificar cómo se adaptarán esos datos en la nueva base de datos.
• Deshabilitar restricciones y disparadores: Antes de empezar, es bueno desactivar ciertas reglas o acciones automáticas (llamadas "triggers") que podrían causar problemas al escribir los datos.
• Codificación de caracteres: Si la copia es automática, hay que asegurarse de que el nuevo sistema entienda la forma en que están escritos los caracteres (como las letras con acentos o la "ñ"). Así se evita que se cambien o se pierdan.

Migración de aplicaciones

Cuando una empresa cambia un programa importante, como un sistema para gestionar clientes (CRM) o para planificar recursos (ERP), esto implica una gran transformación. Cada programa tiene su propia forma de organizar los datos. Los programas comerciales suelen adaptarse a cada cliente usando información especial (metadatos).

Para proteger la información, se usan herramientas llamadas API (Interfaces de Programación de Aplicaciones). Usar estas herramientas es importante para que la garantía del programa siga siendo válida.

Migración de procesos de negocio

Los procesos de negocio son las formas en que una empresa realiza sus actividades, combinando el trabajo de las personas y los sistemas informáticos. Cuando una empresa cambia, por ejemplo, si se une con otra o reorganiza sus operaciones, los datos y la forma en que fluyen deben adaptarse. Esto incluye la información sobre clientes, productos y operaciones, para que refleje los cambios en la organización.

También podemos clasificar la migración según el momento en que se realiza:

• Migración bajo demanda: Los datos se preparan para ser migrados solo cuando se necesitan. Se guarda la información técnica sobre cómo deben migrarse a otros sistemas.
• Migración a un formato estándar: El documento original se convierte a un formato más común y duradero, como XML o PDF. Estos formatos suelen tener una vida útil más larga que otros formatos menos conocidos.
• Migración sucesiva o conversión en serie: Los documentos se actualizan cada vez que el programa que los usa cambia a una nueva versión. Esto es útil porque es más fácil hacer la conversión cuando el programa es nuevo, y se evita el riesgo de que el formato se vuelva obsoleto y la migración sea más difícil en el futuro.

La migración como forma de preservar información digital

Hoy en día, hay muchísimos documentos que nacen digitales o que se convierten de papel a digital. Es muy importante guardar estos documentos digitales de forma que se mantengan completos, auténticos, confiables, legibles y que sigan funcionando. Antes, guardar un documento físico significaba guardar la información. Pero con los documentos digitales, guardar el soporte (como un disco duro) no es suficiente.

Hay que considerar otros problemas:

• Obsolescencia: La tecnología avanza muy rápido. Esto puede hacer que los documentos digitales queden "huérfanos", es decir, que no se puedan usar porque faltan los equipos o programas originales.
• Volatilidad: Los documentos electrónicos pueden cambiarse o borrarse fácilmente por errores humanos, fallos del sistema o acciones malintencionadas.

Para evitar que los documentos digitales se pierdan, se usan varias estrategias. La migración es una de las más usadas por sus ventajas:

• Es una operación que se ha hecho muchas veces y se conoce bien.
• No se necesitan conocimientos técnicos muy avanzados.
• Parte del proceso se puede hacer de forma automática.
• La tendencia a usar programas y formatos estándar facilita la migración.
• Convierte el documento a un formato que funciona con los sistemas actuales.

Sin embargo, la migración también tiene algunos riesgos:

• Se pueden perder algunas funciones originales del documento.
• Pueden cambiar algunas funciones que afectan cómo se usa el documento (por ejemplo, si las imágenes son estáticas o no, o cómo se ven en internet).
• Puede haber problemas de seguridad, como la pérdida de marcas de agua o señales de seguridad.
• Se puede perder el contexto o la integridad de la información.
• Puede afectar cómo se usa el documento con ciertos programas o equipos.
• Se pueden perder enlaces a otros archivos o metadatos.
• Pueden cambiar las necesidades de almacenamiento.

Véase también

En inglés: Data migration Facts for Kids

• Conversión (informática)
• Sistema heredado
• Preservación digital