Control de gestión para niños

El control de gestión es como el "GPS" de una empresa u organización. Es un proceso que ayuda a planificar, llevar a cabo y revisar si se están logrando los objetivos y metas que se propusieron. Esto aplica tanto para empresas privadas (que buscan ganancias) como para organizaciones públicas (como escuelas o hospitales).

Antes, el control de gestión se enfocaba solo en revisar los números y la eficiencia de las operaciones diarias. Pero hoy en día, es mucho más completo. Incluye la planificación a largo plazo y la forma en que la empresa se adapta a los cambios, siempre buscando mejorar.

¿Qué es un Sistema de Control de Gestión?

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es un conjunto de herramientas y procesos que ayudan a una organización a funcionar bien. Tiene tres partes principales:

• Diagnóstico o análisis: Es como un detective que busca las causas de por qué las cosas funcionan de cierta manera. Ayuda a entender qué factores (técnicos, de organización, de personas) influyen en los resultados de la empresa. Es el punto de partida para mejorar.
• Planificación: Aquí se definen las acciones que se van a tomar para alcanzar los objetivos y las estrategias de la organización. Es como trazar un mapa para llegar a un destino.
• Control: Esta parte verifica si los resultados que se obtuvieron son los que se esperaban. Si no es así, ayuda a entender por qué y a hacer ajustes.

Historia y Evolución del Control de Gestión

El control de gestión ha cambiado mucho con el tiempo.

Los Primeros Pasos del Control de Gestión

A finales del siglo XIX, personas como Frederick Winslow Taylor empezaron a pensar en cómo hacer las empresas más eficientes. Taylor introdujo ideas como:

• Medir el tiempo que se tardaba en hacer un trabajo.
• Establecer metas de rendimiento (estándares).
• Relacionar el pago con la cantidad de trabajo realizado.
• Analizar los costos de producción.

Al principio, el control de gestión se centraba mucho en la eficiencia interna de la empresa, en cuánto dinero se gastaba y en las ganancias a corto plazo.

El Control de Gestión en un Mundo Cambiante

En la segunda mitad del siglo XX, el mundo de los negocios se volvió mucho más rápido y competitivo. Las empresas tuvieron que adaptarse a grandes cambios, como:

• Poner al cliente en el centro de todo.
• Desarrollar nuevas tecnologías e innovar constantemente.
• Darle más importancia a la estrategia a largo plazo.
• Mejorar la calidad de los productos y servicios.
• Valorar más a las personas que trabajan en la organización.
• Gestionar mejor la información.

Para tener éxito hoy en día, las empresas necesitan adaptarse continuamente a su entorno. La capacidad de ser competitivo se volvió clave para evaluar el desempeño de una empresa.

¿Cómo se Define el Control de Gestión?

La definición de control de gestión ha evolucionado con el tiempo, pero hay ideas clave que se mantienen:

Objetivos: La Guía Principal

Todos los expertos coinciden en que los objetivos son lo más importante. Son las metas que la empresa quiere alcanzar. El control de gestión ayuda a:

• Definir esos objetivos.
• Establecer cómo se medirán los resultados.
• Crear planes de acción (como presupuestos).
• Usar los recursos de la mejor manera.
• Medir lo que se logró.
• Analizar las diferencias entre lo planeado y lo real.
• Corregir el rumbo si es necesario.

Más Allá de Solo Controlar

Algunos piensan que el control de gestión es solo revisar lo que ya pasó. Pero en realidad, es un proceso que también incluye la planificación. Es decir, no solo mira hacia atrás para ver qué se hizo, sino que también mira hacia adelante para definir qué se hará y cómo se medirá.

Conectando lo Grande con lo Pequeño

El control de gestión ayuda a conectar los grandes objetivos de toda la empresa con las tareas diarias de cada departamento. A veces, los sistemas de control son buenos para medir los objetivos generales, pero les cuesta saber si el trabajo de cada equipo o persona está ayudando a lograr esas metas grandes. El control de gestión busca ser un puente entre los resultados económicos y las decisiones que se toman en el día a día.

La Importancia de las Personas

Antes, a veces se veía a los empleados solo como un recurso más. Pero hoy se entiende que para que una empresa sea flexible y reaccione rápido a los cambios, necesita que todas las personas participen activamente. Las empresas más exitosas son las que aprenden constantemente y valoran el conocimiento de sus empleados, porque ellos son el factor más importante para diferenciarse de la competencia.

Un Proceso de Aprendizaje y Mejora

El control de gestión no es solo para verificar lo que se hizo, sino también para aprender y mejorar continuamente el desempeño de la organización. Está muy ligado a la planificación estratégica, que es la forma en que una empresa define su camino a largo plazo. Si la estrategia cambia, el sistema de control de gestión también debe adaptarse rápidamente.

Componentes Clave de un Sistema de Control de Gestión

Un buen Sistema de Control de Gestión tiene varios elementos que trabajan juntos para dar una visión clara de la situación de una empresa:

• Definir el Plan Estratégico: Los grandes objetivos y el camino a seguir.
• Tener un responsable o Controller: Una persona o equipo encargado de coordinar el control.
• Organizar las cuentas y centros de costos: Saber dónde se gasta el dinero.
• Establecer un sistema de control interno: Reglas y procesos para asegurar que todo se haga correctamente.
• Usar un sistema informático para la contabilidad: Herramientas digitales para manejar los números.
• Identificar riesgos fiscales: Prevenir problemas con los impuestos.
• Aplicar el Benchmarking: Compararse con las mejores empresas para aprender y mejorar.
• Establecer un Sistema de Costos: Saber cuánto cuesta producir algo.
• Tener un Sistema de detección de riesgos: Identificar posibles problemas antes de que ocurran.
• Elaborar un Presupuesto: Planificar los ingresos y gastos.
• Definir indicadores de desempeño: Medir cómo se está haciendo el trabajo en cada área.
• Crear un sistema de compensaciones: Recompensar a las personas por alcanzar metas.
• Definir el proceso de cierre mensual: Organizar el cierre de cuentas cada mes.
• Preparar reportes financieros y de control de gestión mensuales: Informes para saber cómo va la empresa.

Además, hoy en día, el control de gestión también considera el impacto ambiental de las empresas y cómo usar los recursos naturales de manera más eficiente.

Principios del Control de Gestión

Los sistemas de control se basan en algunas ideas fundamentales para funcionar bien:

• Usar la Contabilidad para obtener información.
• Que el control sea económico, es decir, que no cueste más de lo que beneficia.
• Controlar por excepción: Enfocarse en lo que no va bien, no en todo.
• Controlar por responsabilidades: Cada persona o equipo es responsable de sus resultados.
• Integrar los diferentes sistemas de control.
• Que el presupuesto y las cuentas coincidan.
• La información debe ser relevante, precisa, clara y a tiempo.
• Tomar medidas adecuadas como resultado del control.

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Véase también

En inglés: Management control system Facts for Kids